Что такое система управления закупками?

Управление закупками на предприятии без финансовых потерь возможно только при наличии строгого контроля всего потока осуществляемых закупок. Полноценный контроль этого процесса, в свою очередь, эффективно работает только при наличии грамотно внедренной и профессионально настроенной автоматизированной системы проведения закупочной деятельности.

Давайте для начала разберемся, что это за система управления закупочной деятельностью, и чем она отличается от других систем автоматизации?

SRM (Supplier Relationship Management) – автоматизированная система закупочной деятельности, помогающая четко выстроить управление закупками и поставками на предприятии. Не путать с CRM системой, автоматизирующей торговую деятельность компании. SRM система в первую очередь автоматизирует бизнес-процессы всех отделов, участвующих в закупочной деятельности предприятия.  

Объекты системы управления закупками и отрасли применения

Система управления закупками, как правило, включает в себя следующие объекты:

- базы данных поставщиков, работающих с отделом закупок компании.

- объединенные каталоги товаров, предлагаемых поставщиками, добавленными в автоматизированную базу данных компании.

- автоматизированный документооборот, позволяющий осуществлять оформление документов для системы закупок на предприятии полностью в цифровом виде, исключая бумажный поток.

- систему по управлению закупками оптового проекта, организующую совместные закупки с другими предприятиями.

- автоматизированную систему тендерных процедур.

- программу для отдела закупок, контролирующую финансовый поток закупочной системы компании.

- логистический раздел, занимающийся доставкой поставляемого товара.

- оформление страховок и кредитов по сделкам, связанным с закупочной деятельностью.

- программное обеспечение, осуществляющее контроль закупок в сфере конфиденциальности и безопасности.

Давайте разберемся, для каких отраслей и масштабов ведения бизнеса, прежде всего, необходима программа управления закупками:

1. система управления закупками обязательна на крупных предприятиях, ежедневно использующих для своей работы большие объемы различного сырья, составляющих, деталей, оборудования, товаров и т.д.

2. система управления закупочной деятельностью требуется и в государственных компаниях, по долгу службы имеющих постоянную разветвленную закупочную структуру.

3. автоматизированная система закупок поможет компаниям, планирующим усовершенствование своей деятельности, выход на новый уровень, освоение других рынков, а, следовательно, в связи с этим занимающимся оптимизацией всего производства, в том числе и управления отделом закупок.

4. программа для отдела закупок будет не лишней и в среднем бизнесе, занимающимся производством разнообразных товаров, для которых требуются постоянный контроль закупок того или иного материала, оборудования и т.п.

5. программа управления закупками подойдет и для более мелких предприятий, чья деятельность также связана с покупками сырья, составляющих, множества товаров, комплектующих и т.д. Для контроля закупок в малом бизнесе созданы минимизированные системы управления закупочной деятельностью, готовое программы для отдела закупок, не требующие сложного внедрения. Такая автоматизация отдела закупок будет хорошо работать, к примеру, в небольших магазинах, автомастерских, сети цветочных павильонов, кафе и т.д.

Преимущества автоматизации закупочных процедур в компании

Чем же хороша система управления закупками? Что она может привнести в ваш бизнес?

- автоматизированная система закупок на предприятии четко просчитывает количество необходимого сырья, товаров, комплектующих и т.п. Благодаря программе для отдела закупок вы не потратите лишнего и избежите недочета;

- система управления закупками контролирует количество товара и организовывает новую поставку, когда необходимый элемент заканчивается. Закупки с автоматизированной системой ставятся на поток;

- система закупок на предприятии ведет контроль сроков доставки закупок. Теперь вы не будете в аврале по 100 раз в день названивать поставщику с вопросом: «Ну, когда же вы доставите товар?»

- автоматизированное управление закупками на предприятиях помогает в выборе наиболее подходящих поставщиков и самого выгодного коммерческого предложения. Благодаря системе с компанией будут работать лучшие из лучших;

- при автоматизированном управлении отделом закупок программа формирует список постоянных надежных поставщиков, с которыми и осуществляет работу впоследствии;

- проанализировав все поставки, программа отдела закупок сводит к минимуму количество продавцов, с которыми взаимодействует предприятие;

- в системе управления закупками возможно проставлять оценки товару, соответственно давать общую оценку качеству поставок того или иного продавца, удалять и блокировать в базе недобросовестных поставщиков;

- внешние поставщики при соблюдении определенных условий могут сами зарегистрироваться в базе данных компании, которая входит в автоматизированную систему управления закупками;

- продвинутые системы управления закупками могут взаимодействовать как с внутренними каталогами, документами, счетами, так и с внешними данными;

- система управления закупочной деятельностью сама отправляет заявки на то или иное сырье, оборудование или товар, подбирает поставщиков и получает от них коммерческие предложения;

- в систему управления закупками на предприятии возможно вносить корректировки в имеющиеся заявки и предложения, одобрять или отвергать выбранных на тендере поставщиков;

- автоматизированная система тендерных процедур осуществляет организацию тендеров, конкурсов на поставку сырья, оборудования, товаров;

- программа управления закупками делает процесс управления закупками полностью прозрачным, соответственно у вас будут исключены любые лишние затраты и злоупотребления;

- система управления закупками объединяет все филиалы предприятия: может централизовать и контролировать все закупки предприятия – от головного офиса до самых отдаленных филиалов. Благодаря этой функции устанавливается полный контроль за потоком денежных средств и закупаемых товаров, соответственно минимизируются все риски, связанные с потерей денег, которые происходили ранее до внедрения системы из-за непрозрачности процесса закупок;

- закупочная система помогает снизить стоимость всех соответствующих процедур, которыми занимается предприятие. Система управления закупочной деятельностью экономит ваше время и деньги, оптимизируя все расходы на организацию закупок, их логистику, расходы на сырье и товары;

- программа управления закупками имеет возможность интегрироваться с другим программным обеспечением предприятия (Склад, Бухгалтерия, Документооборот, CRM системы и пр.).

Внедрение SRM системы и ее интеграция с другим программным обеспечением на предприятии – дело непростое, требующее времени, трат и участия профессионалов. Для небольших компаний, которые пока не стремятся к расширению, существуют готовые решения – облачные системы управления закупками, которые доступны и не требуют сложных манипуляций и больших инвестиций. Их функционал аналогичен тому, что компания получает при локальной установке, то есть на собственном сервере.

К сожалению, системы управления закупками пока не так популярны в России, как, например, те же CRM системы, но постепенно руководители предприятий приходят к выводу, что без подобных программ в будущем не обойтись, если, конечно, бизнес планирует расширяться. Ведь системы управления закупками – это прежде всего удобство, экономия времени, средств, прозрачность деятельности и улучшение качества работы всех сотрудников предприятия. Аналитики утверждают, что внедрение системы управления закупками в бизнес позволяет сэкономить от 5 до 50% затрат на бизнес-процессы, связанные с закупками.