Зачем в СЭД опция электронного архива?

Со временем каждая организация сталкивается с проблемой ведения документации – бумажный архив становится все больше, а места для хранения документов уже не хватает. Именно поэтому многие компании все чаще стали переходить на электронное ведение документооборота и хранение документов в электронных архивах.

Что же такое электронный архив и как он выглядит? Как правило, электронным архивом называют одну из функций обширной системы электронного документооборота (СЭД), отвечающей за создание и хранение любой документации. Помимо удобства хранения документов электронный архив предлагает систематизацию перенесенной в него информации, что помогает решить многие проблемы, связанные с ведением документов. Документооборот и хранение документов на электронных платформах позволяет без труда найти нужный файл, отследить его движение и повысить эффективность управления делопроизводством.

Кому необходим электронный архив?

Система электронного документооборота с функцией электронного архива будет полезна каждой компании независимо от ее размера. Конечно же, в первую очередь организация электронного документооборота будет важна для крупных компаний и холдингов, чьи архивы насчитывают тысячи документов. В этом случае ведение электронного архива не только упорядочит ведение документооборота, но и значительно сэкономит рабочее время сотрудников компании. Для малого бизнеса электронный архив также способен сыграть на руку: хранение документов в электронном виде позволит с самого начала держать все документы в порядке, что обязательно положительно скажется в будущем, когда компания начнет расти.

Требования к электронному архиву в рамках СЭД

Как мы уже сказали, электронный архив – это лишь одна из многих других функций комплексной системы электронного документооборота. Теперь самое время рассказать о том, каким требованиям способна ответить функция электронного архива СЭД.

1. Хранение

Электронный архив должен позволять хранить любые документы, созданные как в рамках структурных подразделений компании, так и отдельно взятыми пользователями. Хранение документов может быть систематизировано как по иерархии, так и по заданным ограничениям. К примеру, в одной папке может храниться только один тип документов, либо документы, связанные только с определенным контрагентом.

2. Система безопасности

Система безопасности электронного архива позволяет настроить правила доступа ко всем документам или папкам. Разграничить доступ к информации, хранящейся в электронном архиве можно как по пользователям, так и по определенным группам. К примеру, доступ к папкам может настраиваться в зависимости от их содержимого.

3. Поиск

Гибкая система фильтрации позволит совершать поиск документа по многим показателям, таким как название, атрибут, тип документа, контрагент и т.д.

Если же вы выберете электронный архив от компании Flexbby, то тогда вам не придется обращаться к фильтру. Вам достаточно будет ручным сканером считать штрихкод или QR-код на документе и система Flexbby One самостоятельно поднимет карточку документа с электронными файлами для дальнейшей работы с ними или самой карточкой. Вы можете также через сканер отправить в систему intelligent contract management стопку документов и она, приняв их, распознает мгновенно. электронный архив документов позволяет минимизировать процент рутинных операций, максимально автоматизировав ручной труд сотрудников компании.

4. Интеграция

Система электронного документа без труда может быть интегрирована со сторонними корпоративными приложениями, а также со средствами обработки документов. Это позволит хранить в электронном архиве всю без исключения документацию в организации.

Как вы видите, функция электронного архива в СЭД имеет исключительные преимущества перед бумажными архивами. Весь именно так документооборот в организации переносится на электронную платформу, структурируется и находится под надежной защитой.