Зачем малому бизнесу системы по автоматизации бизнес-процессов?

В том, что автоматизированные бизнес-процессы – одно из необходимых условий для полноценного развития предприятия – в наше время уже никто не сомневается. Управлять бизнесом вручную при современных темпах развития экономики просто невозможно. Однако основная проблема владельцев малых предприятий – это ограниченный бюджет, и, увы, но довольно значительная часть из них все еще считает, что автоматизация или система учета договоров в организации - дорогое удовольствие, позволить себе которое может далеко не каждый.

BPMS (Business Process Management Systems) уже давно не считаются экзотикой и доступны практически любому представителю малого бизнеса. С их появлением и стремительным развитием цена вопроса больше не выглядит неподъемной: сегодня системы автоматизации «по карману» даже начинающему предпринимателю. 

Задачи, которые решают BPMS

Практически любой из бизнес-процессов малого предприятия может быть автоматизирован. Вот лишь небольшой список того, что «умеют» BPM-системы:

• Создавать электронные архивы документов компании.
• Согласовывать контракты, пролонгировать и контролировать их исполнение.
• Взимать платежи. В особенности это актуально для интернет-магазинов, которые принимают оплаты от большого числа заказчиков.
• Обучать персонал. Жизненно важно для компаний, которые имеют представительства в разных городах или отдельных специалистов на «удаленке».
• Контролировать внутренние коммуникации. Вы всегда можете посмотреть, на какой стадии в данный момент находится каждый конкретный проект или задача.
• Анализировать маркетинговую деятельность для того, чтобы увеличить продажи и доход предприятия.
• Оценивать эффективность работы сотрудников.
• Управлять качеством обслуживания клиентов. Малые предприятия часто не располагают квалифицированным персоналом в достаточном количестве, чтобы соответствовать тому уровню сервиса, который диктует рынок. Автоматизация процесса обслуживания решает эту проблему.

Задачи можно перечислять еще долго, но в целом принцип понятен: BPM подойдет для компании абсолютно любого профиля.

Зачем малому бизнесу внедрять BPM

В хорошие времена BPM помогает малому бизнесу более организованно расти, а в сложные – оптимизировать работу компании так, чтобы выжить. BPM-система «спешит на помощь», когда:

• требуется регламентировать и автоматизировать отдельные бизнес-процессы или процедуры;
• есть необходимость постоянного взаимодействия с большим количеством клиентов, и это взаимодействие нужно непрерывно совершенствовать, и научиться им управлять.

Внедрение BPMS обеспечивает компании выход на новый уровень развития. Себестоимость бизнес-процессов понижается, а их эффективность растет. Вы экономите ресурсы, как свои, так и принадлежащие компании. Сокращается время решения задач и численность персонала, который необходим для их выполнения. Повышается эффективность контроля за исполнением принятых решений. Аналитика становится более «умной» и наглядной. Что касается финансовой стороны вопроса, то она вполне посильна даже для небольшого бизнеса, у которого вроде бы совсем отсутствует возможность внедрения комплексной автоматизированной системы.

Когда предприятие сможет обойтись без BPM системы

Там, где в наличии только простые линейные процессы, в автоматизации бизнеса нет нужды. Например, мини-пекарня, которая работает с единственным заказчиком и парой ассортиментных позиций, вполне обойдется без BPM. Такой бизнес прекрасно будет себя чувствовать и на «ручном» управлении. Позднее, когда владелец пекарни решит расширять производство, и количество его клиентов начнет исчисляться десятками или даже сотнями, у него появится необходимость в системе автоматизации.

На что нужно обратить внимание при выборе BMPS

На сегодняшний день рынок BPM-систем уже сформировался, и у заказчиков есть довольно широкий выбор вендоров. Но, как правило, чем больше выбор, тем сложнее его сделать. Систем, которые пользуются наибольшей популярностью, можно насчитать десятки. Количество новых и малоизвестных BPMS на порядок больше. Каждая из них имеет свои плюсы и минусы.

Специалисты рекомендуют заниматься поиском партнера по внедрению BPMS не просто тщательно, а очень тщательно. Начните с мониторинга рынка и выделите для себя тех подрядчиков, у которых есть опыт внедрения BPM в компаниях со спецификой, похожей на вашу. Постарайтесь получить отзывы о сотрудничестве с ними напрямую от заказчиков. Оказывает ли потенциальный подрядчик услуги по обучению персонала? Поддерживает ли он заказчиков в процессе эксплуатации BPM-системы? Удобна ли система для пользователей? Насколько хорошо она адаптируется под специфические бизнес-задачи?

Еще один важный момент – сроки внедрения продукта. BPMS внедрялась долго, сложно и болезненно для компании? Сколько месяцев ушло на инсталляцию системы? Как правило, внедрение BPMS осуществляется в течение двух-четырех месяцев, но на рынке есть предложения по быстрому старту системы (от одного часа) и последующей комплексной установке в течение двух-четырех недель.

Выбирая поставщика BPM-системы, уделите особое внимание следующим вопросам:

• возможна ли поддержка системы одновременно для всех видов операционных систем, в т. ч. мобильных, без отдельного программирования для каждой из них, так как такая полезная опция сэкономит ваши денежные средства;
• какое количество пользователей можно подключить к системе без дополнительных затрат и при сохранении ее высокой производительности;
• с какими видами и количеством программного обеспечения возможна интеграция и есть ли ограничения;
• можно ли управлять всеми бизнес-операциями в режиме реального времени и без остановок.

В компании с успешно внедренной BPM-системой все бизнес-процессы, в которых участвуют сотрудники, являются «конвейерными линиями», на которых им нужно выполнять только строго определенные действия. Но доля ручного труда при этом минимальна, так как все остальное в автоматическом режиме делает сама система.

Внедрение BPMS иногда сравнивают с обучением искусству стрельбы из японского лука. Когда вы хотите попасть в цель, вам нужно сосредоточиться не на ней, а на своих движениях. Если адаптировать этот подход к бизнесу, сотрудник должен качественно выполнять каждую из своих обязанностей и концентрироваться исключительно на них, и вот тогда программное обеспечение приведет его к цели!