Зачем компании нужна автоматизация тендерных процедур?

Закупки являются сложным, трудоемким процессом, требующим большого документооборота, а соответственно, привлечения к работе сразу нескольких отделов компании. Для ускорения обработки и совершения закупок лучшим решением является автоматизация этих процессов, особенно в том случае, когда компания имеет дело с тендерами.

Автоматизация тендерных процедур особенно необходима в том случае, когда тендеры проводятся часто и отнимают много времени. Обычно оно затрачивается на формальную, рутинную деятельность либо на этапы заключения договора и оформления самого тендера. Также при оформлении тендера часто обнаруживаются ошибки в лотах или спецификациях.

При автоматизации тендерных процедур значительно повышается эффективность проведения тендеров, увеличивается скорость их обработки и принятия решения по ним, а также значительно облегчено формирование статистики и подробного отчёта по результатам проделанной работы тендерного отдела.

Кроме того, автоматизация тендерных процедур поможет эффективно организовать взаимодействие всех участников тендера, сделать тендерную процедуру максимально понятной для всех и полностью прозрачной, что исключит как возможность совершения ошибок, так и коррупцию.

Стоит отметить, что внедрение системы автоматизации закупками и заказами рассчитано на холдинги и крупные компании, например, строительные фирмы. Объясняется это тем, что в компаниях небольшого размера, тендерный отдел объединен с отделом закупок, да, и тендеры проводятся не на регулярной основе.

Кто чаще всего автоматизирует тендеры, и к каким результатам это приводит?

В крупных компаниях при работе с тендерами особенно важно рационально использовать денежные средства и контролировать финансы, ведь плохо организованная работа с тендерами может повлечь за собой большие убытки. Автоматизация тендерных процедур минимизирует возможные потери за счёт того, что все процессы проведения тендерных закупок объединены единой системой с возможностью регулярной отчётности и с повышенной прозрачностью. Также финансовые потери минимизируют возможность снижения расходов путем глубокого анализа прошлых закупок и оптимизации будущих затрат. Благодаря этому происходит очень быстрая окупаемость внедренной системы автоматизации.

Многие поставщики систем автоматизации тендерных процедур предлагают комплексные решения с возможностью подключения нескольких значимых опций. Так решение Flexbby от компании Флексби предполагает наличие такого функционала, с помощью которого весь процесс проведения тендера будет автоматизирован на всех этапах. Flexbby позволяет провести тендер, создать условия проведения, отследить статус работы с тендером и увидеть, на каком этапе он находится. Аналитический комплекс поможет найти оптимальные тендерные предложения по заданным параметрам. Ну, а функционал для работы с поставщиками поможет не только оптимизировать этот процесс, но также позволит выбрать лучших из них по заданным критериям. Помимо этого Flexbby может интегрироваться с другими системами и справочниками поставщиков, классифицировать поставщиков на основании истории взаимодействия, а также хранить информацию о совершенных закупках и текущих поставках.