Важность технического задания при автоматизации бизнес-процессов

Внедрение любой системы автоматизации – это сложный, трудоемкий и многоэтапный процесс, который проходит через обязательные стадии. Невозможно только оплатить и установить программный продукт. Нужно пройти через все этапы, начиная с описания бизнес-процессов в организации и заканчивая приемкой работ и обучением пользователей. Ключевым и важным этапом при автоматизации бизнес-процессов является составление технического задания.

Можно ли автоматизировать бизнес без технических требований?

Почему же так важно грамотно составить техническое задание перед автоматизацией бизнес-процессов? Попробуем вместе разобраться, можно ли обойтись без него, не затрачивая на него времени и средств, или же оно априори необходимо каждому проекту.

Прежде всего следует понимать, что техническое задание – это исходный документ, который четко проектирует, буквально раскладывает по полочкам для заказчика и исполнителя требования к системе автоматизации бизнес-процессов и определяет ее назначение.

Технические требования не могут быть разработаны для всех компаний по одному шаблону. Для каждой организации создается свое персональное техническое задание, поскольку в любой компании уникальные бизнес-процессы для автоматизации. Это обусловлено отраслью компании, масштабами бизнеса, филиальной сетью (при ее наличии), порядком и сроками выполнения бизнес-процедур.

В зависимости от потребностей заказчика техническое задание очень вариативно: будет ли система в какой-то ее части внедряться своей IT-командой или же руководство предпочтет все внедрение осуществлять силами команды разработчика; кто будет конечным пользователем – какие именно филиалы, подразделения; как именно каждый сотрудник организации будет взаимодействовать в системе, у кого будет полный, а у кого ограниченный доступ. Эти и многие другие вопросы должны быть отражены в техническом задании.

Разработке технического задания всегда предшествует тщательный анализ и описание бизнес-процессов компании. Заказчик часто пытается полностью «скинуть» этот этап на бизнес-консультантов или даже своих IT-специалистов, что совершенно неправильно. Без полного описания бизнес-процессов невозможно сформировать грамотные технические требования. Нужно, чтобы сотрудники компании-заказчика в этот момент взаимодействовали с представителями IT-компании, разработчика, отвечали на вопросы о своей деятельности, заполняли анкеты, потому что на основе их анализа и будут составлены технические требования.

Без четкого и грамотного выполнения всех этих процедур невозможно формирование качественного плана инсталляции системы автоматизации бизнес-процессов. Если что-то пропустить или сделать без тщательного анализа, то на выходе можно получить систему, в которой какого-то функционала не будет вовсе, или он будет реализован лишь частично.

Правильно сформулированные требования – залог успеха в автоматизации бизнеса

Техническое задание должно быть разработано совместно с исполнителем и заказчиком. Запросы должны быть понятными, корректно сформулированными, прозрачными и работающими в данной конкретной выбранной системе. В требованиях обязательно нужно указать назначения и цели, характеристику всех объектов автоматизации, полные требования к автоматизации бизнес-процессов, весь спектр работ по внедрению, схему контроля и приемки всех выполненных действий, требования к составу и содержанию этапов по подготовке объекта автоматизации, к вводу системы в действие.

Заказчику в этот момент следует тщательно продумать, что он хочет, каково предназначение системы на предприятии, что нужно автоматизировать, как она будет работать, с каким программным обеспечением потребуется интеграция, и как будет взаимодействовать с теми или иными сотрудниками компании. Если что-то упустить, то все будет функционировать неидеально, не так как хотелось бы или как надо, а дальнейшие доработки технического задания и дополнительная настройка исполнителем может обойтись заказчику в миллионы рублей.

После аудита вендором и согласования технических требований с заказчиком на его основе составляется технический проект – документ, предназначенный для ИТ-специалистов, с помощью которого разработчики выстраивают архитектуру всего проекта по внедрению и функционированию системы автоматизации. Порой заказчик предлагает объединить эти два документа, но это совершенно разные требования, предназначенные для различных групп лиц. Без технического задания невозможно правильно составить технический проект. А без технического проекта не будет создан поэтапный план автоматизации вашего бизнеса. Часто случается, что либо сам заказчик хочет сделать все по-быстрому и сэкономить, либо недобросовестный вендор, устанавливающий систему автоматизации, предлагает обойтись без технических требований. Лучше не идти на это, поскольку такой подход чреват в лучшем случае мелкими сбоями, в худшем – потерей времени, денег и установкой абсолютно неподходящего данной конкретной компании программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов.

И редко, но все же бывает, когда вендор допускает изменение первоначальных технических требований в процессе внедрения системы автоматизации, и при этом не требует дополнительной оплаты со стороны заказчика. В таких случаях разработчик преследует ту же цель, что и заказчик, желая при этом дать лучшее, что есть на рынке систем автоматизации бизнес-процессов. Таким вендором является компания Флексби, сколковский резидент, которая обеспечивает организации системами автоматизации бизнеса с роботизированной технологией. С помощью Flexbby Workflow в компаниях создается электронный архив, автоматизируется документооборот, продажи и CRM (Customer relationship management), проведение тендеров и закупок, реализация внутренних заявок и внешних запросов клиентов, партнеров, поставщиков.