Учетная программа или система автоматизации бизнес-процессов

На рынке представлено множество систем, дающих различные преимущества для оптимизации деятельности компаний: бесплатное, средней ценовой категории, очень дорогое, с небольшим функционалом и с огромным арсеналом вспомогательных программных продуктов. Самые востребованные – учетные системы и решения для автоматизации бизнес-процессов. В чем же их отличия? И заменяет ли одно другое?

В каждой организации бизнес-процессы уникальны, им нужен индивидуальный подход, тщательное изучение и описание. Когда наступает момент выбора, заказчики часто не понимают, в чем разница, пытаются сэкономить либо переплачивают за ненужные опции.

Какая из систем нужна компании больше – учетная или система автоматизации бизнес-процессов?

Мы выделили главные пункты, показывающие различия учетных систем и программ автоматизации бизнес-процессов:

#1 Основное отличие заложено даже в наименовании учетных систем. Они направлены, прежде всего, на оптимизацию конкретных решений, выполняя исключительно учетно-регистрационную функцию и решая задачу по обработке информации определенного объема. Их цель в накоплении данных, схематизации, классификации, регистрации, формировании отчетности о хозяйственной деятельности и ведении учета активов.

Система автоматизации помогает управлять бизнесом, минимизируя всю рутинную работу. Она состоит из множества модулей, которые настраиваются и дополняются в зависимости от направленности конкретной компании. С помощью внедрения таких систем автоматизируют большинство или все бизнес-процессы предприятия, это не только программное обеспечение по управлению хозяйственными активами. Они могут включать в себя эти функции, но это лишь часть возможностей.

#2 Одна система автоматизации способна охватить практически все виды деятельности компании, управлять всеми активами и ресурсами. Учетная система работает исключительно в своей сфере, например, бухгалтерский, складской, кадровый, транспортный учет и т.п. Для каждой области устанавливается своя система учета.

#3 На основе программы автоматизации (например, ERP (Enterprise Resource Planning)) или продвинутой CRM системы можно сформировать учетно-аналитическую систему, которая полностью заменит систему учета. 

Учетная система лишена подобных возможностей. Она работает со своим исходным программным обеспечением и не может стать заменой системе автоматизации. 

#4 Учетные системы взаимодействуют только с прошлым и настоящим, они не способны на долгосрочное планирование и аналитику, они оперируют конкретными фактами и документами. Учетные системы контролируют все ресурсы, могут вести бухгалтерский, складской, кадровый учет, но, например, лишены возможности оперативного контроля складских запасов. При запросе система учета может выводить все ресурсные показатели компании, формировать отчеты, сводки, наличие, давать сведения об отсутствие активов, показывать продвижение товаров и услуг, оборот денежных потоков и т.п.

Системы автоматизации не только способны контролировать ресурсы организации в оперативном режиме и вести учет, они анализируют и проводят все процессы, происходящие в компании, формируют статистику, составляют анализ, делают прогнозы, которые востребованы в продажах при проведении различных сделок. 

#5 Учетная система предназначена для оптимизации труда работников предприятия, она не сообщается со сторонними лицами. В ней отсутствует клиент-сервисная архитектура. Одна из главных функций системы автоматизации – взаимодействие с заказчиками, клиентами, партнерами, лидами организации.

#6 Учетная система не требует многоэтапного внедрения и почти всегда может обслуживаться ИТ-специалистами компании.

При полноценной установке систем автоматизации необходимо последовательное описание всех бизнес-процессов, затем настройка программы, тестирование, запуск, обучение сотрудников и техническое обслуживание. 

#7 При возникновении сбоя в учетной системе начинаются неудобства в работе, но компания имеет возможность продолжить свою деятельность в штатном режиме. Ошибки в функционировании системы автоматизации бизнес-процессов могут привести к остановке работы всей организации.

#8 Установка и обслуживание учетных систем стоят недорого. Внедрение систем автоматизации бизнес-процессов будут стоить всегда дороже.

Когда компания выбирает систему автоматизации бизнес-процессов?

При выборе программного обеспечения для внедрения в ваш бизнес важно понимать, в чем необходима оптимизация сейчас, а без чего еще долгое время можно обойтись. Только выделив все бизнес-процессы, сформировав требования и разобравшись в своих сервисах и системах, можно сказать, подходит вашему предприятию глобальная автоматизация или достаточно ограничиться учетной системой. Начинать процесс по внедрению многофункциональной системы для автоматизации бизнес-процессов на предприятии можно в том случае, если в дальнейшем руководство собирается перевести в цифровой режим и другие бизнес-процессы. Если ничего кроме учетных функций оптимизировать нет необходимости, лучше остановить свой выбор на хорошей учетной системе.

Когда в компании появится хотя бы один бизнес-процесс, требующий автоматизации, то можно попробовать поставить один из модулей комплексной системы автоматизации бизнес-процессов Flexbby One. Если компания работает с клиентами, то стоит начать с инсталляции CRM системы, чтобы управлять эффективно действующими клиентами и не терять лиды. Чем быстрее организация автоматизирует процесс продаж и взаимодействий с клиентами, тем быстрее будет исполнять планы по продажам и владеть всей информацией как о потенциальных клиентах, так и о действующих. CRM система от Флексби предоставит возможность управлять продажами с помощью автоматически формируемых аналитических отчетов о динамике и структуре продаж. Кроме того, в CRM Flexbby One в режиме онлайн доступны данные о лидах, клиентах, их потребностях и качестве взаимодействия с ними менеджерами по продажам. Когда компания знает, как и чем она управляет, тогда она может получить планируемые объемы продаж и прибыли.