Как упростить коммуникации с помощью СЭД?

В офисе крупных компаний огромное количество служебных записок, заявок и заявлений сотрудников проходит через отдел персонала, а также офис-менеджеров и личных ассистентов. Чтобы обработать весь информационный поток, требуется нанимать дополнительный персонал. Но есть иное решение проблемы – электронный документооборот.

Однотипные заявки и заявления заполняются в готовых шаблонных формах и отправляются нажатием кнопки в соответствующий отдел. И это тем более актуально, потому что определенные категории заявок и протоколов согласования договоров в принципе не требуют хранения бумажного экземпляра.

Андрей Прокофьев, генеральный директор Flexbby, эксперт в области разработки приложений для управления бизнесом, приводит примеры заявок, которые легко могут стать цифровыми:

«Циркуляция повседневных заявок, таких как заказ трансфера, канцтоваров, визитных карточек, пропусков легко автоматизируется. Офис-менеджер обрабатывает все запросы от сотрудников в режиме онлайн. Меньше уходит время на коммуникацию с людьми, и легче планируется рабочий график офис-менеджера.

Многие компании располагают личным автопарком и арендуют автомобили для сотрудников. В системе удобно просматривать данные об автомобилях, кто и когда пользовался каждой машиной. По электронной заявке сотрудника на автотранспорт оперативно оформляется доверенность с автоматически загружаемыми паспортными данными.

Тоже самое можно предложить для отслеживания расходов по мобильной корпоративной связи: регистрировать номера телефонов, отслеживать тарифы и суммы расходов за отчетные периоды, распределять номера по сотрудникам и принимать запросы без бумажной волокиты.

Отдел персонала может упростить свою деятельность, принимая дистанционно заявления на работу из дома, получение международных полисов, больничные. Заявления на отпуска могут быть автоматически согласованы электронно соответствующими руководителями. Легче отследить, сколько сотрудник уже отгулял из дней отпуска и в какой период, проанализировать, не произошло ли критичного для компании наложения периода отпусков разных сотрудников.

В системе можно быстро создавать и отправлять сотрудникам 2-НДФЛ, справки с места работы. Можно отслеживать дни рождения сотрудников и другие важные даты компании, автоматически отправлять поздравления в интранет и на почту сотруднику».