Что такое система управления документами?

Документооборот – неотъемлемая часть любого бизнеса. Заявки, согласование договоров и контрактов, электронные письма, архивные файлы, – в большой компании их немыслимое количество. Без автоматизации обработки документов, без четко налаженной системы управления их электронными версиями не поддавалось бы точному подсчету такое количество различных файлов. О порядке в документации тут даже говорить не приходится. В современной реальности переход на автоматическое управление электронными документами система сэд – не дань моде, а один из важнейших аспектов для выживания на рынке.  

Система управления электронными документами (СУЭД)— это система, обеспечивающая бесперебойную и быструю работу с документооборотом вашей компании. Система управления электронными документами на предприятии помогает создавать, редактировать, находить, хранить и рассылать всевозможную документацию.

После автоматизации обработки документов можно в любой момент получить требующуюся информацию о конкретном документе: когда и кем он был создан, кем отредактирован, какие именно корректировки были внесены в документ, и когда это произошло.

Давайте посмотрим, какие конкретно бизнес процессы, прежде всего, следует автоматизировать с помощью системы управления электронными документами:

1. сканирование бумажного документа и сохранение его в системе управления электронными документами

С системой управления электронными документами можно перенести всю документацию компании из бумажного в электронный вид. Учитывая, что обычные документы часто теряются, портятся, могут легко быть переданы третьим лицам, автоматизируя документооборот, вы избавляетесь от многих проблем.

2. регистрация файла в системе управления электронными документами

Если документ попал в систему управления электронными документами, он не будет утерян никогда. История его продвижения в вашей организации, благодаря цифровому управлению электронными документами, будет четко зафиксирована.

3. санкционированный доступ

С автоматизацией обработки документов найти и открыть определенный файл в системе управления электронными документами теперь можно за доли секунды. Правда, сделать это способен только тот работник, которому предоставлено на это соответствующее разрешение в самой системе.

4. защита информации

Это один из важных пунктов, который должна обеспечивать каждая система управления электронными документами. На всех предприятиях в файлах и документах существует информация, распространение которой может повлечь крупные потери. Как правило, теряются деньги, реже – репутация, а иногда – весь бизнес. Не экономьте ни на системе управления электронными документами, ни на защите вашей информации.

5. контроль любого использования документа

Как сказал герой Ильфа и Петрова из «Двенадцати стульев», одноглазый шахматист – любитель: «…все ходы записаны». Но тут не «контора пишет», а пишет система управления электронными документами, причем она контролирует не только каждый ваш шаг в отношении документа, но и каждую букву, цифру и знак препинания.

6. создание документов с помощью шаблонов, хранящихся в системе управления электронными документами

Если ваши сотрудники ежедневно заполняют большое количество одинаковых бланков, после автоматизации обработки документов их работа станет значительно легче. Найти шаблон нужного бланка в ней можно за пару секунд. А если система управления электронными документами интегрирована с CRM системой, тогда все становится еще проще. Например, менеджеру страховой фирмы необходимо заполнить страховой полис на постоянного клиента. В системе управления электронными документами открывается шаблон, а в CRM системе находится карточка клиента со всеми данными. Сама система вносит всю необходимую информацию в шаблон, сотруднику остается только проверить правильность данных и отправить полис клиенту. На все уйдет максимум 10 минут.

7. внесение корректировок и заметок в готовый документ

Пример: на кону важная сделка. Контракт на поставку товара готов, но его должны посмотреть и, возможно, исправить руководители компании. При прочтении топ-менеджер решает внести свои корректировки. Далее руководитель компании тоже что-то исправляет в файле. При этом все правки видны составителю контракта в системе. Управление электронными документами предполагает, что он моментально может на них отреагировать и внести исправления.

8. мгновенное согласование внесенных правок и пометок

Если корректировки в контракт были внесены подчиненными или сотрудниками других компаний-партнеров, чтобы их согласовать с руководством, менеджеру не нужно больше обивать пороги и ждать в очереди перед кабинетом начальника. Достаточно просто передать документ на согласование в системе управления электронными документами. После автоматизации управления документов начальство тут же получит уведомление о том, что необходима их резолюция.

9. согласование документов с несколькими сотрудниками компании или представителями сторонних структур

При многоуровневом согласовании контракта система отправляет его копии всем персонам, чьи подписи необходимы для закрытия сделки. В случае наличия в компании электронной подписи, официально заверяющей всю документацию, можно обойтись без лишней траты времени и средств на курьеров.

10. подпись документов, придание им официального значения с помощью электронной подписи

Если электронная подпись в вашей системе управления документами имеет официальный статус, вы убиваете сотню зайцев: избавляете менеджеров от постоянных походов к начальству, а начальство от ежедневной рутины с подписанием множества бумажек.

11. контроль исполнения резолюций по документам.

Если ваш начальник забывчив, если он постоянно откладывает что-то на потом, а вам приходится ждать его ответа днями и часами, с системой управления электронными документами о пустой трате времени на напоминания можно забыть. Система управления электронными документами сама напомнит о необходимости поставить подпись, а в случае крайней забывчивости и завале сроков человек просто не сможет продолжить дальнейшую работу, если не сделает то, что необходимо в данный момент.

12. регистрация входящих, исходящих электронных писем и рассылка

Вся электронная почта теперь контролируется системой управления электронными документами, и ваши сотрудники всегда могут через систему выслать весь необходимый объем файлов клиентам, руководству и партнерам.

13. архивация, хранение и санкционированное уничтожение электронных документов

С системой управления документами отпадает необходимость содержать и обслуживать архивные помещения. Каждый отработанный документ отправляется в архив на определенный срок, по истечении которого данные удаляются.

Также большинство современных систем управления электронными документами предоставляют их пользователям удаленный доступ ко всем необходимым файлам. Благодаря удобному интерфейсу теперь получать электронные письма, править документы, согласовывать их и отправлять в электронный архив документов можно из любой точки земного шара с любого устройства, подключенного к Интернет. Автоматизация обработки документов дает мобильность вам и вашим сотрудникам, которая так важна в сегодняшнем изменчивом мире.