Что такое система управления бизнес процессами?

Бизнес процессы –  неотъемлемая часть любого предприятия. Но где-то управление бизнес процессами стабильно и однообразно, а где-то непостоянно и переменчиво. Те области рынка, где конкуренция зашкаливает, те или иные бизнес процессы зачастую меняются ежедневно. Конечно, в маленьких фирмах в такой ситуации управление бизнесом можно постоянно подстраивать вручную, как говорится, под изменчивый мир. Но для более крупного бизнеса это неприемлемо: слишком много временных и денежных затрат.

Сегодня на рынок активно выходят новые системы BPMS (Business Process Management System), которые помогают эффективно управлять бизнес процессами предприятия в условиях динамично изменяющегося мира. Отличие автоматизации управления бизнес процессами от многих других систем управления процессами в том, что она позволяет в кратчайшие сроки и совершенно безболезненно для всей остальной работы внести изменения в бизнес процесс, требующий обновления. Более того, в оптимизации бизнес процессов могут принимать участие все бизнес пользователи системы.

Но надо понимать, что BPMS системы – это не альтернатива всем остальным системам управления бизнесом, а необходимое дополнение к вашим системам для бизнеса. BPMS системы легко интегрируются со всем современным оборудованием, ERP системами автоматизации и помогают им в совершенствовании работы управления всеми бизнес процессами предприятия, моделировании новых и контроле эффективности работы системы бизнеса и системы управления. Как правило, работа в BPMS системе строится на основе четкой схемы каждого бизнес процесса.

При автоматизации управления бизнес процессами BPMS важно понимать, что схема бизнес процесса ограничивается, как правило, четырьмя элементами:

1. этапы бизнес процесса (подпроцессы) и их ответвления.

2. условия перехода от одного этапа бизнес процесса к другому.

3. автоматизированные BPMS системой этапы бизнес процесса.

4. надстройки, создающие прецеденты, которые дают старт бизнес процессу в BPMS системе.

Благодаря такой схеме ваши IT-отделы смогут смоделировать и автоматизировать в вашей компании не только обычные линейные бизнес процессы, но и сложные, которые благодаря гибкости системы будут работать без сбоев и ошибок.

Давайте теперь рассмотрим важные этапы работы с бизнес процессами в BPMS системе:

1. автоматический запуск бизнес процессов

В первую очередь перед запуском BPMS система распознает схему конкретного бизнес процесса и шаг за шагом начинает его исполнение по этой схеме. Каждый шаг бизнес процесса, как правило, закреплен за кем-то из сотрудников компании. Как только система запускает в работу тот или иной шаг, сотрудник, закрепленный за ним, может вести наблюдение за его выполнением.

2. ручной запуск бизнес процессов

Например, рассмотрим рассылку электронных писем партнерам и клиентам компании. Отправку рассылки можно сделать и автоматической, но при ручном запуске менеджер сможет что-то добавить или удалить в письме, предназначенном для определенного клиента.

3. мониторинг ошибок в данных или работе

BPMS указывает на них вашим сотрудникам или предлагает несколько вариантов для дальнейшего действия. Например, у вас запланирована акция-презентация для нескольких клиентов. Первый пункт, о котором вам напомнит система – это обзвон всех клиентов, которые будут присутствовать на этом мероприятии. Второй пункт, контролирующийся системой –проведение самой презентации и третье – анализ результата. Если после проведения акции-презентации необходимое количество клиентов приобрели товар, процесс помечается как завершенный. Если клиенты не заинтересовались, BPMS система предложит запустить новый процесс по созданию и проведению другой акции-презентации.

4. мониторинг процессов

BPMS система не только позволяет моделировать и автоматизировать бизнес процессы в компании, у нее есть один важный момент, который также отличает ее от других систем автоматизации: с BPMS системой можно  мониторить и анализировать каждый бизнес процесс производства, что дает возможность вовремя заметить и устранить все недочеты в работе того или иного бизнес процесса.

Вы все еще сомневаетесь, зачем вам нужна BPMS система? Давайте посмотрим, в чем же преимущественные отличия BPMS системы от других автоматизированных систем управления бизнесом:

* BPMS система – это лучшее решение для автоматизации сквозных бизнес процессов. Давайте немного добавим теории, так как не все даже очень опытные руководители знают, что такое сквозной бизнес процесс. Итак, сквозной (или межфункциональный) бизнес процесс – это тот процесс, в работе которого участвуют сотрудники различных подразделений организации. В отличие от той же ERP системы BPMS система при внедрении в производство осуществляет управление сквозными бизнес процессами компании намного гибче. После автоматизации управления бизнес процессами BPMS в работе предприятия и его сотрудников, а также в системе управления бизнесом не потребуется производить кардинальных изменений.

* Внедрение BPMS системы – это прекрасное начало для последующей автоматизации системы управления бизнес процессами предприятия, фундамент для преобразований системы управления, так как на программное обеспечение BPMS системы можно без проблем «нанизать» все остальное дополнительное ПО. Например, внедрить другие автоматизированные системы управления бизнесом для слаженной работы центрального офиса и филиалов компании.

* Автоматизация управления бизнес процессами BPMS дает возможность контролировать каждый шаг любого бизнес процесса в любой момент.

* Функционирование сквозных бизнес процессов компании на основе BPMS системы помогает существенно сэкономить на взаимодействии между структурами, отделами и подразделениями вашей компании.

* BPMS система позволяет существенно сократить время, затрачиваемое на внедрение других автоматизированных систем управления бизнесом. Этот момент является очень важным бонусом BPMS системы, так как описание бизнес процессов и внедрение профессиональных автоматизированных систем управления бизнесом на крупном предприятии может занять несколько лет. А это, во-первых, долгий простой в ожидании автоматизации всей системы управления бизнес процессами и его отдельных направлений, во-вторых, долгосрочные денежные затраты на оплату работы профессиональной команды по внедрению системы автоматизированных систем управления бизнесом.

* BPMS система дает возможность создать полноценное взаимодействие руководства компании и ее структур. А это, в свою очередь, дает конкурентное преимущество во время проведения оптимизации и расширения любого бизнеса.