Система для управления договорами

На сегодняшний день отсутствие четкой системы управления договорами в компании является скорей исключением, чем правилом. Практика работы с документами в бумажном формате практически канула в лету, уступив место системам автоматизации документооборота. Практически каждый разработчик имеет за плечами богатый опыт внедрения подобных систем в бизнес, ведь на данный момент с их помощью возможно максимально эффективное согласование и управление договорами .

Разбираем процесс управления договорами

В процессе работы с договором, документ проходит несколько этапов на пути к исполнению: создание, согласование, внесение корректировок и утверждение. Каждый из этапов требует определенных временных затрат, и чем дольше маршрут визирования договора, тем больше времени отнимает процесс его утверждения. Экономия времени – это лишь одна из причин, по которой внедрение сэд для автоматизации договорной деятельности является наиболее оптимальным решением для компании.

Автоматизированные системы управления договорами позволяют контролировать весь процесс создания и исполнения договора, и делают его полностью прозрачным – от обмена данными до контроля сроков исполнения. На данный момент компании по внедрению подобных технологий предлагают множество различных вариантов систем управления договорами, имеющих понятный интерфейс и гибкие настройки.

Каждая система управления договорами имеет единое хранилище информации, к которому имеет доступ каждое ответственное лицо, независимо друг от друга. Возможность создавать шаблоны для разных типов договоров сокращает время подготовки документа перед процессом согласования. После того, как файл создан, система визирования сама ведет документ по маршруту согласования в зависимости от настроенных параметров.

На любом из этапов согласования руководитель организации может отследить активность согласующих лиц и выявить эффективность работы каждого. Также сохраняется вся история изменений документа и предыдущие его версии. После того, как документ утвержден и зарегистрирован, каждый сотрудник имеет доступ к нему и удобную систему контроля исполнения обязательств. Система управления договорами дает возможность создания отчетов и позволяет анализировать каждый договор.

Любая система управления договорами имеет единый реестр договоров и классифицирует их по таким параметрам, как дата, контрагент, сумма и т.д. Подобная функция фильтрации значительно сокращает время поиска по базе договоров и упрощает этот процесс.

Система управления договорами автоматизирует процесс слежения за исполнением обязательств, и при выявлении нарушения высылает напоминание о необходимости исполнения того или иного предписания или пункта документа. Помимо этого, автоматизированная система ведения договоров может быть настроена таким образом, что она сама будет создавать и рассылать счета и закрывающие документы.

В чем плюсы автоматизации управления договорами?

Как мы видим, внедрение системы управления договорами имеет безусловные преимущества, среди которых:

• создание шаблонов;
• оптимизация процесса визирования;
• контроль обязательств и сроков исполнения по договору;
• гибкие настройки согласования и ведения договоров;
• возможность категоризации договоров;
• удобное хранилище договоров и всех сопутствующих документов;
• контроль этапов выполнения договора;
• возможность ведения учета и анализа.

Помимо вышеперечисленного некоторые системы предоставляют возможность выполнения операций в автоматическом режиме. Например, разработка сколковского резидента Флексби, позволяет по максимуму автоматизировать ручной труд сотрудников компании. Система электронного документооборота или contract management workflow самостоятельно осуществляет запуск и согласование договоров по заранее настроенным маршрутам. Также в системе Flexbby Workflow Automation настроена автоматическая категоризация документов, то есть отнесение договора к соответствующей библиотеке документов. Это возможно благодаря системе штрихкодирования/QR-кодирования документов и последующего их считывания ручными сканерами. Конечно, такие возможности систем упрощают процесс управления договорами. А, следовательно, приводят как минимум к сокращению себестоимости операций и не только по согласованию документов, но и всех связанных с ними бизнес-процессов.