Штрихкоды в документообороте – модный тренд или умная эффективная технология?

Автоматизация производства – это неизбежная трансформация современного бизнеса. Но относительно недавно в этой сфере появился новый тренд – штрихкодирование документооборота. На сегодняшний момент в России штрихкоды в документообороте только набирают популярность, поэтому новшество готовы предложить заказчикам автоматизации бизнеса далеко не все разработчики.

Зачем нужен штрихкод? Немного истории. Штрихкоды пришли к нам из США, где еще в конце 1940-х годов была придумана технология считывания звука, созданного на кинопленке с помощью штрихов различного размера. Свое глобальное распространение штрихкодирование начало с конца 1970-х годов, когда стало активно использоваться в логистике и торговле.

В Россию штрихкоды массово попали после распада Советского Союза и начала эры рыночной экономики. Сегодня вы ни в одном магазине не встретите товара без штрихкода. Проставлять штрихкоды в документообороте изначально тоже попробовали американские разработчики систем автоматизации. И в США эта модель работы стала иметь успех.
Так в чем же преимущество штрихкодирования документооборота?

Даже если у вас автоматизирован документооборот, это совершенно не означает, что в офисе отсутствует бумажная документация. Порой бывает необходимо работать с реальным документооборотом, его необходимо передавать, перевозить, перекладывать. Все это не способствует долгой сохранности бумаг и отсутствию ошибок. Здесь и придет на помощь штрихкод. С его помощью можно:

1. Выявить несоответствия. Штрихкоды позволяют за секунду сверить любой элемент документооборота, добавленный в базу с его бумажной копией. Достаточно отсканировать штрихкод и система выведет на экран полную версию документа и обозначит несоответствия.

2. Управлять документооборотом. Благодаря штрихкодам управление бумажным документом переходит в автоматический режим. С помощью штрихкода можно отследить весь путь документа. Допустим, вам нужно доставить договор из пункта А в пункт С, на время остановившись в пункте B. В каждом из этих пунктов документ будет отмечен по штрихкоду.

3. Сравнить различные версии элементов документооборота. Например, вы создали в программе документ, замечания и дополнения к нему были сделаны вышестоящим руководством на разных уровнях, значит, бумага имеет несколько версий. Благодаря штрихкоду вы не ошибетесь и не распечатаете черновик, а быстро найдете нужную версию – последние цифры на коде обозначают время создания документа.

4. Упростить выдачу товаров. Со штрихкодами доставка, получение и возврат товаров начнут работать в разы быстрее. Например, клиент приобретает крупногабаритный товар и хочет сам забрать его со склада. Менеджеру достаточно распечатать 1 бумажный лист со штрихкодом, в котором заложена информация о товаре, его местоположении, оплате и отгрузке. На складе штрихкод отсканируют, и товар моментально найдут.

5. Мгновенно добавлять элементы документооборота в систему. Штрихкоды работают и в обратном направлении. Все документы, пришедшие, например, из складских помещений, по штрихкоду легко добавляются в корпоративную базу. Далее уже вопрос в самом способе, которым система документооборота это делает.

Например, компания Флексби предлагает поточный ввод документов в систему электронного документооборота Flexbby One по штрихкоду. Это очень удобно, особенно когда у вас несколько десятков или сотен документов. Как это происходит? Сотрудник наклеивает на оригиналы документов штрихкоды, а затем с помощью сканера отправляет их в систему Flexbby One, где они в автоматическом режиме классифицируются и регистрируется. Здесь сотруднику необходимо внимательно присвоить штрихкод каждому документу в строгом соответствии c его типом, тогда Flexbby One при их регистрации сможет корректно отнести каждый файл в нужный раздел электронной библиотеки системы. Данный функционал системы Flexbby высоко оценили в компании Adidas, где за день программа обрабатывает таким образом несколько тысяч документов.

6. Сверить документацию. Штрихкоды очень удобны в бухгалтерском документообороте. В силу особенностей взаимодействия бизнеса, расположенного на территории России, с налоговыми службами, бухгалтерии любой компании требуется иметь первичные документы в печатном виде. Долгое хранение согласованного и подписанного договора не способствует его сохранности. Что-то теряется, что-то рвется, первоначальная редакция случайно подменяется копией. Чтобы избежать неприятных последствий от таких ошибок и нужен штрихкод. Он проставляется на всех редакциях документов, и бухгалтер в случае необходимости по штрихкоду может за считанные секунды найти нужную версию и снова распечатать ее.

Итак, можно сделать вывод, что штрихкодирование в первую очередь помогает оптимизировать процессы контроля документооборота и ведения документов в учетных системах. Штрихкодирование дополняет автоматизацию бизнеса и активно ей способствует. Так что, штрихкоды в документообороте – это, конечно, модный тренд, но, в то же самое время, и умная эффективная технология.