Правильный выбор систем автоматизации бизнес-процессов

В прошлой статье мы рассказали о том, какие BMP системы существует, и какие преимущества они дают компаниям. А сейчас мы познакомим вас с критериями выбора систем автоматизации бизнес процессов.

BPM системы востребованы, как правило, средними и крупными предприятиями причем без отраслевых и предметных ограничений. Определить корпоративную целевую аудиторию разработчикам BMPS просто – это компании, которые имеют сложную процессную организацию деятельности и высокую частоту изменений бизнес операций. Системы автоматизации бизнес процессов чаще всего востребованы в финансовой, транспортной, энергетической отраслях, сфере ритейла, телекоммуникаций.

Критерии и специфика выбора систем автоматизации бизнес процессов

От корректности выбора BPM системы зависит эффективность работы на «площадке» компании в дальнейшем. К сожалению, сегодня большая часть решений о внедрении принимается поверхностно, что в результате приводит к негативным последствиям и отсутствию автоматизации, которая и являлась целью приобретения системы. Многие принимают решение в пользу конкретной системы автоматизации бизнес процессов лишь по маркетинговой составляющей, не погружаясь в ее функциональные особенности. И это в дальнейшем приводит к проблемам в части интеграции с существующими учетными программными продуктами, масштабируемости, подключению новых пользователей и внесению необходимых изменений в бизнес процессы на определенных этапах работы.

А ведь один из ключевых критериев выбора системы управления – соответствие техническим требованиям компании-приобретателя. Поэтому при составлении технического задания на готовую систему необходимо учесть множество нюансов, связанных с гибкостью системы с одной стороны для настройки всех бизнес процессов, а с другой – со спецификой построения всей IT-инфраструктуры компании в целом. Ведь все эти факторы будут влиять на степень автоматизации бизнес процессов – реальную и необходимую.

BMP системы эксперты рекомендуют оценивать с точки зрения следующих параметров:

Таблица 1

Параметры оценки систем автоматизации бизнес процессов

Анализ имеющихся на рынке систем автоматизации бизнес процессов по приведенным выше критериям позволит предварительно отобрать наиболее оптимальные варианты, которые будут отвечать всем требованиям и успешно использоваться в компании. Конечный же выбор системы автоматизации осуществляется посредством проведения тендерных процедур, ведь сейчас на рынке присутствует более полусотни компаний,  поставщиков BMP систем. Как правило, поставщикам рассылается техническое задание, содержащее полное описание требований к системе, в ответ на которое приходят коммерческие предложения с презентациями возможностей продукта от разработчиков систем автоматизации бизнес процессов.  

Необходимо помнить, что BMPS автоматизируют бизнес процессы, но «не наводят в них порядок». Этой задачей занимается всегда организация-заказчик. От того насколько быстро и качественно компания сможет описать все требующие автоматизации бизнес процессы, зависят сроки внедрения системы. Порой в момент составления требований компании начинают проводить внутренний аудит и унификацию процессов. Таким образом, внедрение BPM систем поможет не только автоматизировать бизнес-операции, но и разобраться в них, чтобы или вовсе отказаться от части из них, или модифицировать. Если при составлении технических требований к BPMS компания-заказчик сможет получить профессиональную консультацию вендора по интеграции со своими программами и сервисами, то это ускорит процесс внедрения BPM системы. Однако не все разработчики готовы в рамках бюджета на внедрение осуществлять консалтинг заказчика, но компания Флексби, резидент Сколково, окажет такую услугу. Разработчики Flexbby обладают достаточными компетенциями и опытом внедрения BPM систем, чтобы грамотно проконсультировать заказчика. Это помогает сделать аудит требований и последующее внедрение системы автоматизации бизнес процессов более быстрыми и легкими для обеих сторон.