Почему так важна автоматизация ввода и обработки информации?

Ввод и обработка информации – неотъемлемая часть работы любого бизнеса. Важно отметить, что это непрерывный процесс, соответственно ошибки в нем чреваты. Чем больше объем данных, тем больше вероятность того, что произойдет сбой. Операции с большим объемом данных в бумажном варианте однозначно усложняют процесс работы и увеличивают время её выполнения. Еще не так давно менеджеры, взаимодействующие с таблицами, безмерно радовались внедрению макросов, программ, позволяющих автоматизировать последовательность ввода данных. Но теперь многие компании заменяют работу с макросами целыми системами автоматизации. Насколько необходим и выгоден такой подход?

#1 Фиксирование информации

В любой уважающей свои приоритеты и безопасность организации каждое взаимодействие с данными должно быть отмечено датой и временем в профиле пользователя, что невозможно сделать в электронной таблице. Возможность вернуться на определенный момент времени является необходимостью, но опять же сложной задачей, особенно если в электронные таблицы встроены макросы.

#2 Авторство

Электронные таблицы широко открыты для ручного вмешательства и ошибок пользователя. Макросы могут помочь выполнять действия, но, как правило, плохо контролируются и понимаются только автором макроса, другими словами, макросы полностью зависят от своего изобретателя.

#3 Большие объемы данных

Таблицы имеют ограничения по объему и плохо работают по мере роста объемов. Ключевые элементы управления в файлах, содержащих тысячи строк и несколько столбцов со сложными, плохо понятными макросами, не являются устойчивыми, поддерживаемыми или легко проверяемыми. В какой-то момент они сломаются. Все эти данные могут быть в системе автоматизации бизнеса, например, Flexbby Workflow (no-code платформа для автоматизации бизнеc-процессов ) от компании Флексби. При этом создаваться они могут автоматически в любом формате при синхронизации с другими программами, сервисами и приложениями. Всю эту работу проделает робот, встроенный в систему Flexbby One.

#4 Контроль

Электронные таблицы подвержены проблемам с управлением их разными версиями и множественным доступом. Добавьте сюда электронные таблицы, которые плохо копируются и существуют на локальных жестких дисках, и вы получаете во много раз возросшую восприимчивость вашей работы к отсутствию контроля.

При помощи программ, предназначенных для автоматизации ввода и обработки информации, любая организация сможет значительно увеличить эффективность своей работы. Кстати, одним из самых популярных направлений развития автоматизации ввода и обработки информации является голосовой ввод (распознавание речи), который также предлагают в своих решениях по автоматизации производства многие разработчики.