Электронный архив документов

Развитие предприятия всегда влечет за собой рост количества документации, которой со временем становится все сложнее управлять. Бумажный архив занимает много пространства, а поиск необходимого документа может отнять слишком много времени. Для облегчения хранения и поиска документов, а также для экономии места, многие компании внедряют электронные архивы документов.

Как правило, электронный архив документов является одним из компонентов системы электронного документооборота (СЭД). Данная функция обеспечивает лёгкий поиск и безопасное хранение необходимой документации, а также более эффективное управление делопроизводством.

Виды электронных архивов

Организация архива электронных документов должна производиться только тогда, когда в компании есть чёткое определение, для каких целей будет использоваться электронный архив, и какие документы необходимо перевести в электронный вид. Как правило, выделяют три основных типа электронных архивов:

• Единый электронный архив

Данный тип архива устанавливается тогда, когда нужно перевести всю работу с документацией в электронный вид. Единый архив предлагает хранение сканированных документов, что позволяет полностью перенести имеющийся бумажный архив в электронный. Благодаря единому электронному архиву, уйдут такие проблемы, как долгий поиск документов, их потеря и долгое согласование.

• Финансовый электронный архив

Данный тип электронного архива позволяет организовать работу с документами бухгалтерии и финансового отдела. Финансовый архив поможет быстро отправить необходимые документы в налоговую и организовать юридически значимый электронный документооборот.

• Долговременный архив

Такой архив используется тогда, когда необходимо организовать хранение документов в течение нескольких лет. Организация долговременного архива имеет свои отличия и доступ к его данным ограничен.

Каким компаниям необходима организация электронного архива?

Электронное архивирование документов на предприятии необходимо в первую очередь для крупных компаний и холдингов. Крупный бизнес предполагает работу с тысячами документов ежедневно. Организовать столь крупный архив и обеспечить контроль за соблюдением регламентов без электронного архива практически невозможно.

Если говорить об отраслевых особенностях компаний, то в этом смысле внедрение электронного архива будет полезно для любого бизнеса.

Размер компании для организации архива электронных документов также не имеет значения. Конечно же, как мы уже сказали, для крупных компаний электронный архив имеет более очевидные преимущества. Небольшие фирмы не нуждаются в таком контроле за документооборотом и не имеют такого количества бумажной документации, но электронный архив в любом случае поможет им эффективно организовать работу. А если компания нацелена на рост и расширение, лучше сразу использовать систему учета договоров в организации , чем пытаться добиться этого после.

Требования к системам электронного архива

#1 Технология сканирования документов

Поддержка возможности сканирования и определения документов является одним из главных требований, предъявляемых к электронным архивам. Что касается самих сканеров, то советуем выбирать те, что отличаются высокой скоростью работы и имеют возможность дуплексного сканирования.

#2 Структуризация хранения

Электронный архив должен иметь возможность создавать иерархические папки документов. Данная функция позволит организовать папки с различными правами доступа, ограничениями хранения по типу документов и т.д.

#3 Система безопасности

Система электронного архива должна обеспечивать безопасность хранения и доступа к документам. Права доступа к тому или иному документу могут быть предоставлены как отдельным пользователям, так и целым группам. Электронный архив является единой платформой для хранения всей документации в компании: договоры, акты, накладные, приказы, финансовые документы. Поэтому электронный архив должен иметь гибкую систему защиты.

#4 Инструменты поиска

Поиск по базе документов должен легко настраиваться и иметь гибкую систему фильтрации. Также желательно наличие функции создания и сохранения шаблонов поисковых запросов.

#5 Интеграция с другими бизнес-инструментами

Электронный архив должен обладать возможностью интеграции с другими бизнес-инструментами, которые используются в компании, к примеру, с почтовым клиентом и системами автоматизации.

#6 Надёжность системы

Советуем внимательно отнестись к выбору поставщика СЭД, в рамках которой будет осуществляться внедрение электронного архива. Поставщик должен не только отвечать требованиям бизнеса, но также иметь примеры удачного запуска СЭД в других компаниях.

#7 Возможности масштабирования

Очень важно, чтобы система имела возможность создания особенно крупных электронных архивов документов. К примеру, если в компании имеется разветвленная филиальная сеть, то возможность масштабирования – обязательное условие при выборе системы электронного архива.

В завершение хочется ещё раз подчеркнуть, что, внедряя систему электронного документооборота с функцией электронного архива, сперва необходимо обозначить цели, для которых электронный архив будет использоваться и типы документов для перевода на электронную платформу. Исходя из требований компании и проблем, которые необходимо решить с помощью электронного архива, поставщик СЭД подберет необходимое решение для каждого индивидуального случая.