Об эффективности внедрения СЭД

Большая часть (около 20 %) должностных заданий, связанных с документооборотом, подчиненными либо игнорируется, либо откладывается на более поздние сроки. Заниматься скучной, монотонной работой по заполнению, перемещению, передаче бумаг никто не хочет, поэтому часто переносит ее на потом.

Почему внедрение СЭД требует времени?

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решает вопрос не только своевременного выполнения всех рабочих процессов и установления постоянного контроля за поставленными задачами, но и избавляет сотрудников от рутинной деятельности, освобождая время для сосредоточения на более важных и интересных проектах.

Но многих пугает внедрение СЭД. Почему? Это долгосрочный и дорогостоящий процесс, направленный на оценку, настройку и использование участниками документооборота предприятия полного функционала системы в работе с цифровыми документами. Обследование документооборота, описание бизнес-процессов, связанных с движением бумаг, формирование требований к функционалу, определение групп пользователей, перенос данных, настройка – все это может занять месяцы, если предприятие крупное. Внедрение СЭД – самый сложный этап в цепочке, начиная от выбора системы до ее приемки заказчиком.

Чтобы результат был успешным, внедрение электронного документооборота необходимо проводить в сотрудничестве со всем коллективом компании. Неважно, насколько велик штат, 100 или 10 000 человек, все – от генерального директора и до секретаря-референта должны помочь установить и описать бизнес-процессы, которые требуют автоматизации, составить программу и план внедрения СЭД. Без корпоративного сотрудничества результат будет непредсказуем. Неправильно проведенное внедрение СЭД потребует перенастройки и дополнительных денежных средств, иногда превышающих стоимость самой системы. Поэтому крайне нежелательно перекладывать всю ответственность за внедрение СЭД на собственное IT-подразделение. Некомпетентные в этой области внедрения СЭД специалисты могут не заметить многих проблемных зон, которые сразу видны экспертам в области внедрения систем автоматизации. Поэтому IT-разработчики настоятельно рекомендуют не считать затраты лишними и доверять внедрение СЭД профессионалам в этом вопросе, поскольку, как говорится, скупой платит дважды.

Как внедрение СЭД создает лидеров в конкурентной борьбе?

Почему так важно соблюсти все требования? Потому что внедрение СЭД кардинально меняет деятельность всего коллектива:

#1 Внедрение СЭД создает цельное информационное документационное пространство для всего предприятия.

#2 Внедрение СЭД упорядочивает документацию в компании.

#3 Внедрение СЭД дает совершенно прозрачную систему документооборота, возможность проследить процесс создания и продвижения любой цифровой бумаги, быстрый поиск любого нужного файла.

#4 Внедрение СЭД оптимизирует оперативность работы всех сотрудников за счет нивелирования действий, производимых с бумажными аналогами.

#5 Внедрение СЭД контролирует и сохраняет в безопасности документооборот фирмы.

#6 Внедрение СЭД снижает риски потери и порчи документации.

#7 Внедрение СЭД экономит время работников и сохраняет средства, затрачиваемые ранее на канцелярию.

#8 Внедрение СЭД в разы повышает эффективность работы с клиентами и партнерами фирмы.

Внедрение системы электронного документооборота дает массу преимуществ, выводит ваш бизнес на новый уровень развития, помогая увеличить конкурентоспособность, привлечь новых клиентов, начать сотрудничество с более крупными компаниями, повышает ваш статус и репутацию. Когда стоит выбор: работать с предприятием, на котором долго и нудно перекладывают бумажки или с тем, кто идет в ногу со временем, кто уже провел внедрение СЭД и готов предоставлять информацию в электронном виде, как вы думаете, кто окажется лидером?

Не забывайте о том, что сейчас на рынке IT-разработок множество систем электронного документооборота, которые могут автоматизировать все ваши бизнес-процессы согласно вашему техническому заданию. Более того, некоторые уникальные решения могут предложить дополнительный полезный функционал. Например, Электронный документооборот Flexbby One предлагает автоматический запуск бизнес-процессов в системе по штрихкоду/QR-коду. Конечно, все ваши документы будут защищены штрихкодом/QR-кодом, а бизнес-процессы закодированы ими. Система электронного документооборотаот компании Флексби умеет создавать многосторонние договоры с контрагентами, что значительно сокращает время сотрудников и освобождает от рутины. 

Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.