Не важно сколько зарабатывает компания – важно, как она их тратит. Автоматизация закупок в организации с помощью Flexbby

В настоящее время информационное пространство переполнено огромным количеством статей, связанных с продажами, CRM системами, оптимизацией продаж, привлечением клиентов и т.п. Но это лишь часть айсберга под названием "Организация и её бизнес процессы". Важным элементом любой бизнес системы являются закупки.

Закупки это не отдел снабжения. Закупки это выстроенный процесс выбора наиболее оптимальных поставщиков для компании, процедуры согласования договоров с ними, который позволяет максимально быстро, дёшево и прозрачно выбрать поставщика, начиная от поставщиков услуг, связанных с уборкой офисов, до компаний, поставляющих сложные интеграционные и производственные решения.

Другим важным и позитивным моментом наличия прозрачных процессов закупок является хорошая деловая репутация, так как ваши партнеры точно знают:

• На каком этапе находится закупка,
• Когда планируется подписание контракта,
• Какие документы, обоснования и т.п. необходимо предоставить.

Более того, выстроенный процесс закупок позволяет существенно экономить деньги компании, так как, согласно некоторым исследованиям, на закупки приходиться до 70% всех издержек предприятия.

Закупки, в общем-то как и продажи, с точки зрения процессного подхода совершенно по-разному протекают в организациях, и чем успешнее организация, тем более качественно у них выстроен процесс закупок.

Почему это так?

Прозрачные процессы практически исключают злоупотребления полномочиями, а также упрощают внутренний и внешний аудит. В зависимости от суммы закупки можно организовать и автоматизировать различные процессы согласования поставщика, проведения тендерных процедур, заключения рамочных и типовых договоров оказания услуг и поставок.

Выстроенные процессы закупок позволяют привлечь наиболее эффективных и инновационных поставщиков.

Для ИТ-решений это очень важно, так как системы быстро устаревают, и если не смотреть по сторонам, то можно остаться с поставщиком устаревшего решения. Правильно выстроенная процедура закупок всегда подразумевает привлечение в конкурс как минимум 2-х или 3-х альтернативных поставщиков технологий. Конечно, действительность вносит свои коррективы. Как часто бывает во многих ИТ-конкурсах, поставщик технологии уже априори определен. Конкурс (закупка) проводится формально и для того, чтобы определить, кто будет осуществлять финансовые транзакции. Если это происходит, то потому, что процессы закупок выстроены неправильно. В любом случае должно быть техническое обоснование, почему выбирается безальтернативный поставщик технологий, протокол рассмотрения альтернативных технологий, оценки рисков ее использования, стоимости перехода, выгод и т.п. И только после этого комиссия ИТ-закупок должна определить безальтернативность поставщика технологий. На процессы закупок в организации можно смотреть по-разному, и, как и в продажах, бывают как небольшие, редкие закупки на небольшие суммы, так и долгие тендерные процедуры на многомиллионные и/или даже многомиллиардные поставки. Как правило, это зависит от того, какие контракты чаще всего заключает организация:

• Рамочные контракты на поставку сырья;
• Рамочные контракты на поставку компонент;
• Финансовые услуги;
• ИТ услуги, программное обеспечение;
• Расходы на офис;
• Строительство и т.п.

Как и в продажах, придётся выстраивать несколько процессов закупок по направлениям, для которых и необходимо будет выбрать систему автоматизации.

Для выбора поставщиков сырья и компонентов необходимы:

• Автоматизация процессов проведения тендеров;
• Проверки благонадежности поставщиков;
• Анализ их финансовой устойчивости и т.п.

Для небольших, разовых, редких закупок достаточно:

• Проведения процедуры сверки цен;
• Упрощённой процедуры заключения контракта, согласования оплат и актирования;
• Для небольших закупок можно предусмотреть подписание шаблонного договора, заранее согласованного юристами вашей компании, что существенным образом сокращает время заключения контракта и получения услуг и товаров.

Для ИТ-закупок можно также описать и автоматизировать процессы, которые будут выделять основных технологических поставщиков (вендоров), запускать процессы приглашения альтернативных поставщиков в закупки, что позволит анализировать новые технологии на рынке и существенно снижать стоимость у текущего поставщика.

С чего мы начинаем автоматизацию ваших закупок:

• Определяем, какие виды закупочных процедур реализованы в вашей компании;
• Что вы покупаете, когда вы покупаете и кто за это отвечает;
• Каким образом вы сегментируете поставщиков;
• Как происходит проверка и согласование потенциального поставщика;
• Есть ли упрощенные процедуры для небольших закупок;
• Каким образом выстроен процесс заключения договоров по согласованным шаблонам;
• Каким образом выстроен процесс согласования бюджета закупки;

После того как вы опишете эти процессы, можно начинать описывать функциональные требования к системе автоматизации закупок.

Основные модули системы закупок должны включать в себя:

1. Единую базу поставщиков;
2. Единую базу контактных лиц поставщиков;
3. Процесс согласования поставщиков;
4. Процессы согласования закупок;
5. Процессы планирования и контроля финансов;
6. Проведение тендерных процедур;
7. Подписание и заключение договоров;
8. Электронный и физический архив;
9. Учет первичной финансовой документации;
10. Подсистему управления процессами.

Решения для автоматизации закупок от Flexbby

В решение Flexbby One входит специальный модуль для управления закупками, который позволяет автоматизировать процедуры закупок, согласования контрагентов, заключения типовых и нетиповых договоров, согласование и контроль оплат, учет и архивное хранение оригиналов договоров, а также первичных финансовых документов.

Единая база поставщиков

Решение Flexbby позволяет:

• Автоматически заполнять карточки контрагента из базы данных ЕГРЮЛ;
• Находить дубли в режиме реального времени;
• Производить объединение карточек юридических лиц в случае появления дублей в системе;
• Вести учёт сотрудников компаний контрагентов и их должностей;
• Хранить всю информацию по поставщику в одном месте (тендеры, в которых он участвовал, заключенные договора, графики платежей, финансовые документы, акты, счета, счет фактуры, товарные накладные и т.п.).

Пример карточки юридического лица.

Единая база контактных лиц.

В решениях Flexbby предусмотрена единая база контактных лиц. Контактные лица (физические лица) связаны с юридическими лицами через должность сотрудника, что позволяет отслеживать перемещение сотрудников между вашим контрагентами, избегать дублей, организовывать более эффективное персональное взаимодействие с людьми.

Пример таблицы физических лиц.

Пример карточки физического лица.

Процесс согласования контрагента

Модуль согласования контрагентов позволяет гибко настраивать:

• Матрицу согласования (кредитные лимиты, отсрочки, способы доставки и т.п.);
• Анкету контрагента;
• Проверку наличия скан-копий документов в зависимости от параметров матрицы согласования.

В результате в системе появляется согласованный контрагент в качестве поставщика или заказчика, в параметрах которого определены типы договоров и закупок в которых может участвовать поставщик, индивидуальные условия и другие параметры.

Процесс согласования контрагента.

Матрица параметров согласования контрагента

Матрица согласования может содержать неограниченное количество параметров различного типа. Эти параметры могут заполняться сотрудниками различных подразделений. В то же время, в системе могут быть настроены интеллектуальные правила, на основе которых будут согласованы индивидуальные условия для каждого контрагента. Такой подход в автоматизации позволяет существенно снизить злоупотребления полномочиями и повысить прозрачность процедур закупок, автоматически определять возможность заключения рамочных и типовых договоров.

Пример настройки параметров для согласования поставщика.

Карточка процесса согласования поставщика.

В результате проведения процедур согласования поставщиков в системе образуется единая база поставщиков, которых можно включать в процессы закупок или заключать с ними рамочные и типовые договора в соответствии с настроенными бизнес правилами. Процесс согласования контрагентов, автоматизируемый с помощью решений Flexbby позволяет:

• снизить риски подписания контракта с неблагонадежным поставщиком,
• увеличить прозрачность закупок,
• обеспечить необходимый контроль и аудит,
• ускорить процессы заключения договоров.

Процессы согласования закупок и проведение тендерных процедур

Решение Flexbby позволяет настроить любые правила проведения закупочных процедур. Пользователю достаточно выбрать только тип закупки, создать спецификацию, и система сама запустит необходимый бизнес-процесс, вовлечёт все необходимые подразделения, подскажет, какие документы необходимо запросить у поставщика, добавит нужных согласователей в процесс и напечатает требуемые протокол, а также листы согласования. Обеспечение таких прозрачных процедур закупок позволяет существенно облегчить внутренний и внешний аудит, обеспечить оптимальные условия закупок у поставщиков.

Карточка закупки.

Настройка процесса закупки.

Процессы планирования и контроля финансов

Важным моментом при автоматизации закупок в компании является согласование с утвержденными бюджетами. Для этого в системе предусмотрены различные инструменты. Процесс сравнения с выделенным бюджетом может происходить как в автоматическом, так и в ручном режиме. В данном случае все зависит от того, каким образом автоматизировано бюджетирование в вашей организации.

Решение Flexbby One позволяет автоматически импортировать и использовать:

• Справочники центров затрат (центров финансовой ответственности) из внушений учетной системы (например, SAP или 1С).
• Справочники статей затрат;
• Справочники владельцев центров затрат;
• Бюджетные периоды;
• Суммы выделенных бюджетов в разрезах статей затрат, центров затрат и периодов планирования.

При создании закупки инициатору останется только заполнить график платежей и выбрать один или несколько центров затрат. Далее система сама проверит наличие необходимого бюджета, добавит владельца бюджета в согласователей на основе бизнес-правил и зарезервирует требуемый бюджет в случае утверждения закупки.

Второй способ интеграции это ручной режим, когда в систему на основе бизнес правил добавляется финансовый контролер, и он уже проводит сверку выделенного бюджета, уже понесенных затрат с планируемыми затратами в рамках закупки. Если бюджета недостаточно, то в системе Flexbby One предусмотрена возможность создания заявки на изменение бюджета. В зависимости от настроенных бизнес правил система самостоятельно добавит необходимых согласователей и, при успешном прохождении процесса согласования, отправит необходимые изменения бюджетов в учетные системы. Перед тем как отправить закупку на согласование, инициатору необходимо ввести график платежей по закупке. Данная информация позволяет контролировать бюджет в рамках центров затрат и обрабатывать события наступления платежа (например, инициировать заключения доп. соглашения или проконтролировать выставление счета, или осуществить контроль получения необходимой первичной финансовой документации).

График платежей в закупках

После согласования и утверждения закупки система самостоятельно может запустить процесс согласования и заключения типового или нетипового договора. Решение Flexbby позволяет автоматизировать сквозной процесс работы с поставщиками от поиска и ведения базы поставщиков, проведения закупочных и тендерных процедур до заключения договора и контроля исполнения контрактных обязательств.

Выгоды и преимущества от автоматизации сквозного процесса закупок очевидны

• Эффективное управление трудовыми ресурсами. Зачем тратить много времени и сил на процессы закупок, которые несут в себе минимальные риски, когда их можно полностью автоматизировать?
• Настройка неограниченного количества процессов закупок для различных случаев и возможность модифицировать их в процессе эксплуатации системы.
• Проведение прозрачной процедуры сверки цен, запуск тендерных процедур и, при необходимости, контроль бюджета затрат.
• Входящие и исходящие документы по закупкам, автоматически попадающие в систему или формирующиеся в ней и имеющие возможность отправки по требуемому маршруту согласования и подписания.
• Сквозные процессы заключения рамочных и типовых (шаблонных) договоров, существенно ускоряющие бизнес по итогам проведения закупок.
• Уникальность решения Flexbby , которое не является «коробочным», с жестко запрограммированной бизнес логикой и ограниченными возможностями по настроки, а использует новейший подход в автоматизации бизнес процессов, основанный на событиях, тем самым существенно упрощая и ускоряя весь процесс автоматизации.
• Событие, являющееся единицей программы, которое происходит в рамках процесса, взаимодействия пользователя с системой или взаимодействия с другими системами.
• Анализ событий, которые происходят и на основе настроенных бизнес правил формируют действия.
• Использование событийного подхода в архитектуре приложения автоматизация процессов продаж, закупок, документооборота, которое происходит без привлечения дорогостоящих разработчиков силами рядовых бизнес аналитиками и консультантами.

В следующей статье мы рассмотрим более подробно следующие процессы:

• Автоматизации заключения шаблонных и рамочных договоров;
• Процессы архивного хранения;
• Контроль исполнения договорных обязательств;
• Согласование оплат;
• Контроль предоставления первичной финансовой документации.