Наводим порядок в CRM системе

CRM система является одним из самых эффективных инструментов для оптимизации работы с клиентами. Но если не соблюдать порядок и не проводить регулярную чистку данных CRM системы, данный инструмент может навредить. К примеру, дублирующие данные или контакты, оставшиеся от прошлых менеджеров по продажам, могут создать иллюзию большего количества клиентов, чем у вас есть на самом деле. Кроме этого, беспорядок в CRM системе не позволит вам вести достоверную аналитику по продажам, что не сможет не повлиять на итоговые отчеты и общую оценку эффективности работы вашей компании.

Как решить проблему? Для начала стоит отметить, что беспорядок в CRM системе может происходить либо по причине случайного заведения новых клиентов или сделок (к примеру, когда кто-то ошибся номером или вам самим хотят что-то продать), либо по причине недобросовестного отношения сотрудников отдела продаж к порядку. Представленные ниже варианты решения проблемы эффективны независимо от причины ее возникновения.

Интеграция

К сожалению, несмотря на то, что CRM система внедряется для оптимизации бизнес процессов и облегчения работы, порой, действительно, непросто соблюдать в ней порядок. Зачастую это связано с тем, что в компании отсутствует интеграция CRM системы с другими бизнес-инструментами, которые используются в компании. К примеру, если ваша CRM не интегрирована с телефонией, вероятность совершить ошибку при заведении карточки клиента возрастает в разы. Это происходит потому, что два бизнес процесса (контакт и фиксирование контакта) происходит не автоматизировано и на разных платформах. В том случае, если ваша CRM интегрирована с телефонией, создание нового клиента или сделки происходит автоматически.

После произведенной интеграции CRM системы с приложениями компании, важно в самой CRM произвести зачистку карточек-дублей по клиентам. Хорошо, если система умеет делать это самостоятельно как CRM Flexbby One от сколковского резидента, компании Флексби. Система Flexbby производит автоматическую сверку данных по полям карточек компаний и в результате оставляет только одну, интегрируя в нее недостающую данные из удаляемой карточки-дубликата.

Контроль

Для контроля порядка в создании и сопровождении карточек клиента вы можете применять всевозможные фильтры в воронке продаж. К примеру, кто-то из менеджеров постоянно не указывает локацию, в которой находится клиент, и вы не можете составить адекватный отчет по регионам, чтобы понять, какие из них требуют усиления маркетинга. Для пресечения и контроля подобных ситуаций вы можете настроить систему фильтрации клиентов, например, завести фильтр «открытые сделки, не привязанные к клиентам», «сделки без задач» и т.п.

Также с помощью фильтров можно контролировать такие моменты, как длительность ведения сделки после отправки коммерческого предложения, а также заполнение необходимых полей для идентификации клиентов и просроченных задач по ним и т.д.

В качестве заключения

Благодаря наличию функции контроля в CRM системе сотрудники начинают соблюдать дисциплину, а руководитель компании может адекватно оценить ответственность работы менеджеров. Также повышается эффективность работы отдела продаж, что не может не сказаться на результатах. Кроме того, в аналитические отчеты попадают корректные данные, что позволяет принимать своевременно грамотные управленческие решения.