Электронный документооборот и его полезный функционал

Успешный крупный бизнес, как правило, связан с высокой интенсивностью принятий решений в единицу времени и с более активными коммуникациями между сотрудниками, а также внешним миром. Как использовать эффективно человеческий ресурс в таких условиях?

Гуру управления предложат взяться с утра за одну скучную задачу из списка постоянно откладываемых, прежде чем приступить к более интересным и легким. И последовать примеру 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра – неважные несрочные задачи делегировать другим. Тогда вы нанимаете личного ассистента, кто следит за вашим расписанием, фильтрует ненужные звонки и письма. Экономите обеденное время: еду и напитки приносят к вам в кабинет. Но почему-то вам все равно не хватает времени на обдумывание глобальных и стратегических процессов, и секретарь в очередной раз собирает команду внеурочно в восемь вечера на обсуждение текущих задач. Может быть, все-таки пора автоматизировать бизнес? 

Полезная функциональность электронного документооборота

Мы предлагаем подумать о приобретении системы электронного документооборота (СЭД). В ней можно настроить, например, автоматизированное делегирование задач. И в данном случае речь не о передаче права подписи на время отпуска. Это постоянно работающая без вашего участия система сопоставления документов с заданными вами параметрами, а также автоматическое распределение документов по цепочке согласователей и исполнителей. Сотрудников и руководителя можно разгрузить, предоставив программе думать над тем, кому направить документ, пропустив «ненужные» звенья или добавив новые при определенных условиях документа.

Например, в СЭД Flexbby One пользователь самостоятельно может настроить для каждой категории документов следующие правила: согласование каких из них не требует вашего участия и участия других сотрудников, а какие из них должны автоматически переводится на рассмотрение вашему заместителю или, возможно, нуждаются в дополнительной подписи. В системе может быть прописано как вариант, что договоры от 1 млрд рублей проверяет лично начальник юридического департамента, а не рядовой юрист. 

И это только часть полезных функций системы электронного документооборота СЭД Flexbby One, в которой возможно настроить не только согласования по определенным маршрутам и правилам. В СЭД Flexbby One значительно упрощена процедура поиска нужного документа или его регистрации в системе. Достаточно произвести сканирование штрихкода/QR-кода с оригинала документа ручным сканером, чтобы система электронного документооборота самостоятельно категоризировала документ для определения в ту или иную библиотеку системы. Или же, чтобы программа подняла карточку документа с заполненными реквизитами в ее полях.