Что такое карта бизнес-процессов?

Бизнес процессы – неотъемлемая составляющая любой рыночной деятельности, это клетки-кирпичики каждого производства, ежесекундно перерабатывающие входящие ресурсы и создающие конечный результат, направленный на получение максимальной прибыли. Во все времена руководители собственных предприятий пытались оптимизировать построение бизнес-процессов и их деятельность. Они думали и думают, как написать идеальные, которые подпитывали бы локомотив бизнеса, несущийся впереди всех конкурентов. Сегодня с этой задачей отлично справляются программы для автоматизации бизнес процессов.

Внедрение программ для автоматизации бизнес процессов – долгосрочная и трудоемкая задача, которая направлена на усовершенствование создания, построения и функционирования бизнес процессов. Но, прежде чем, начать устанавливать новую программу для автоматизации бизнес процессов, необходимо провести полное описание всех этапов каждого процесса производства.

Одной из важных составляющих описания этапов бизнес процессов является карта этих процессов. К сожалению, не все руководители компаний понимают, что такое карта бизнес процессов и для чего она необходима. Давайте вместе разбираться, что же это такое?

Карта бизнес процессов – это визуализация каждого бизнес процесса в графической схеме, которая оформляется по определенному образцу. Описание каждого этапа процесса помогает синхронизировать всю деятельность компании и устранить недочеты в цепочке действий, осуществляемых различными отделами.

Задайте вопросы, потом составляйте карту бизнес процессов

Желательно, чтобы в составлении карты бизнес процессов принимали участие сотрудники, непосредственно связанные с этими конкретными процессами и те люди, которые приложили свои усилия к их созданию или контролю. Руководству следует донести до своих подчиненных, что от них не потребуется никаких дополнительных знаний и умений, нужно лишь зафиксировать все этапы бизнес процесса и ответить на несколько вопросов. Для полной картины мы приводим большинство вопросов, которые способны помочь в составлении правильной карты бизнес процессов:

1. Кто принимает участие во всех этапах конкретного бизнес процесса?

2. С какой целью был создан бизнес процесс, как он работает и что дает производству?

3. Что представляет собой этот бизнес процесс, каковы его этапы?

4. Когда запускается и реализуется этот бизнес процесс?

5. Где происходит построение этого бизнес процесса?

6. Как работает этот бизнес процесс, возможно ли внести изменения в его этапы, чтобы оптимизировать эту работу?

7. Какие документы участвуют в деятельности этого бизнес процесса? Какой документ начинает бизнес процесс и какой его завершает?

8. В какую структуру передается каждый этап бизнес процесса, с какими иными процессами он связан?

9. Есть ли внешние сотрудники, иные объекты вне компании, участвующие в разработке бизнес процесса?

10. Кто или что запускает в работу этот процесс?

11. Кто является потребителем конечного продукта бизнес процесса – внешний или внутренний клиент?

12. Какую ценность представляет для клиента конечный продукт бизнес процесса?

13. Какое место занимает бизнес процесс в цепочке процессов, создающих конечный продукт?

14. Что мешает оптимальной работе всех этапов бизнес процесса?

15. Какие ресурсы используются для функционирования конкретного бизнес процесса?

16. Какие риски несет в себе деятельность бизнес процесса?

Все эти пункты, как правило, учитываются только при составлении сложной графической визуализации бизнес процессов. Увидев все эти вопросы, вы можете испугаться и спросить: «Зачем нужна карта бизнес процессов? Можно ли обойтись без нее?» Оценить, нужно ли проводить такую скрупулёзную работу и вписывать в карту бизнес процессов каждый элемент,  может только профессионал.

Ведь карта бизнес процессов помогает разграничить каждый процесс, увидеть, какие из них задействованы в производстве, выделить важные этапы, заметить лишние и уловить неверно функционирующие.

Иногда когда производство не является конгломератом, огромной корпорацией, достаточно составить простую карту основных бизнес процессов, ориентированных, прежде всего, на получение прибыли компанией. На большинстве предприятий перед внедрением программы автоматизации бизнес процессов составляется именно такая карта бизнес процессов. Что такое облегченная карта бизнес процессов? Для чего она нужна?

Зачем нужна карта бизнес процессов?

Такая карта бизнес процессов поможет перед внедрением программы автоматизации понять:

- Кто ваши потребители? Для карты бизнес процессов важны основные потребители, а не случайно заглянувшие к вам зеваки. Для больших компаний это не только физические лица, но и юридические организации, крупные поставщики. Не обязательно давать многословную характеристику, можно просто отметить категории лиц и фирм, сотрудничающих с вами – ведь именно для них вы открыли свое дело и занимались разработкой бизнес процессов.

- Какой товар или услуги вы предлагаете на рынке? Здесь все просто, описываете то, что предлагаете к продаже. То, что ваши бизнес процессы в конечном итоге производят.

- Какую продукцию прежде всего предпочитают покупать у вас ваши клиенты? Здесь необходимо выделить из всего обилия самые популярные позиции. Это покажет вам, какие бизнес процессы выполняют свою непосредственную функцию – переработку ваших ресурсов в прибыль, а какие из них действуют в убыток, например, используют сырье для производства непопулярного товара.

- Какие пожелания к вашему товару или услуге есть у вашей клиентуры? Например, вы производите детское питание. Его закупщиками являются магазины детских товаров, а конечным потребителем – дети и их родители. Соответственно, как у первой, так и у второй категории клиентов будут пожелания по высокому качеству продукции, разнообразному ассортименту и приемлемой цене. У магазинов-закупщиков возникнут требования к качественной и привлекательной для их клиента упаковке, а также к бесперебойной и четко спланированной поставке товара. Эти пожелания непосредственно связаны с определенными бизнес процессами, которые тоже нужно будет визуализировать.

- В предыдущем пункте мы установили основные пожелания ваших клиентов и в соответствии с этой информацией нам теперь необходимо определить бизнес процессы, участвующие в удовлетворении этих пожеланий. У нас получится, так называемая цепочка создания ценности.

- Какие товары или услуги становятся исходными данными основных бизнес процессов вашего производства и как другие бизнес процессы соотносятся с этими товарами или услугами?

- Теперь можно на карте обозначить внутренние бизнес процессы, которые участвуют в полном цикле производства продукта. Необходимо указать, где заканчивается один бизнес процесс, и когда производство продукта берет на себя другой бизнес процесс. Например, в цеху вы произвели яблочное пюре. Завершился один бизнес процесс. Когда по конвейеру поехали баночки, в которые машина начала заливать это пюре – начался следующий бизнес процесс. Как правило, такие переходы от одного бизнес процесса к другому указываются стрелочками.

- Какие бизнес процессы непосредственно участвуют в производстве вашего товара или услуги, а какие из них являются только вспомогательным звеном. Например, для создания упаковки вашего детского питания вам необходимо закупить большое количество картонных коробок. Бизнес процессы по их закупкам и доставке будут являться вспомогательным звеном. При подобном разграничении процессов возможно выявить неработающие элементы и понять, как написать эффективные бизнес процессы, которые их заменят.

- В конце необходимо обозначить бизнес процессы, участвующие в управлении производством вашего продукта. Например, организация и поддержка документооборота предприятия включают в себя как раз необходимые нам управляющие бизнес процессы.

Если нет необходимости, не составляйте сложную карту бизнес процессов. Ведь основная цель карты – сориентировать вас и профессиональных установщиков программного обеспечения в построении модели вашего бизнеса. А затем оптимизировать с помощью внедрения программы автоматизации бизнеса процессы производства, направленные на удовлетворение потребностей ваших клиентов. Кстати, профессионалы уверены, что если карта ваших бизнес процессов похожа на старое ветвистое дерево, это повод задуматься и совершить модернизацию, оставить только молодые отростки, а все усохшие ветви нещадно обрезать.