Какие процессы согласования документов можно настроить в СЭД?

Сегодня сложно представить большую стабильную и прибыльную корпорацию, работающую без системы электронного документооборота (СЭД).

СЭД позволяет создавать, редактировать, визировать, регистрировать, хранить цифровые бумаги. Одна из важнейших функций системы – возможность согласования документов. Кстати, часто руководители предприятий оценивают эффективность от внедрения системы электронного документооборота по тому, насколько сокращаются сроки подписания документов предприятия.

Мы рассмотрим основные процессы согласования документооборота, настройка которых в СЭД поможет существенно сократить время, прошедшее от создания документа до его окончательного подписания.

#1 Электронная подпись (ЭП). В сэд есть три варианта: настроить подписание документооборота простой, усиленной неквалифицированной (обе равны реальной подписи) и усиленной квалифицированной электронной подписью (равны подписи с печатью). В любом случае электронный документооборот при наличии ЭП становится аналогом бумажному.

#2 Очередность. СЭД с помощью матрицы визирования заранее просчитывает весь путь документа, четко следуя правилам, принятым в компании. К примеру, сначала система отправляет служебную записку Ивану Петровичу, затем с замечаниями возвращает ее Степану Федоровичу, потом уже с подписью Ивана Петровича бумага летит к конечной цели – Людмиле Прокофьевне, боссу Степана Федоровича и Ивана Петровича. Если у Людмилы Прокофьевны не возникло замечаний, документ визируется и отправляется на исполнение. Также процесс согласования документооборота в СЭД можно настроить параллельно, тогда бумага отправляется сразу нескольким сотрудникам.

#3 Автоматизированный начальник. Весь документооборот, в котором требуется только подпись руководителя, будет своевременно направляться СЭД на резолюцию. Преимущество автоматизации этого процесса в СЭД в том, что сотрудники не стоят часами в очереди под дверью в кабинет босса в ожидании заветной закорючки, сам начальник не должен проводить все время в своем кресле, и к вечеру дрожащей от усталости рукой заверять очередные заявку, приказ или контракт. Благодаря электронному документооброту , руководитель может подписать документ удаленно из любой точки земного шара.

#4 Замечания. СЭД позволяет вносить замечания в документооборот на любом этапе. При формировании замечаний предыдущие версии документа всегда сохраняются, чтобы руководитель мог изучить правки и принять по ним собственное решение. Система документооборота, если не предусмотрено иное, всегда возвращает документы с замечаниями на доработку.

#5 Комментирование. Сотрудник, к которому документ попадает на доработку, может запросить через СЭД дополнительные комментарии к замечаниям у руководителя, не принявшего бумагу. Как правило, комментарии оформляются отдельными файлами.

#6 Контроль. СЭД позволяет контролировать процесс согласования документооборота. Если кто-то из участников цепочки игнорирует свои обязанности, система оповещения тут же отправит сообщение по электронной почте или через SMS нерадивому работнику о нарушении срока или регламента.

#7 Поиск. Сотрудникам может понадобится дополнительная документация. В СЭД любую оцифрованную бумагу, хранящуюся на предприятии не сложно найти с помощью простого поиска по ключевым словам.

#8 Статистика. СЭД осуществляет сбор статистики по контрольным точкам процессов согласования документооборота. Анализ этой статистики дает возможность своевременно выявить слабые моменты, этапы задержки, нерадивых сотрудников и исправить ситуацию с визированием документооборота в дальнейшем.

Эффективная настройка согласования документооборота в СЭД позволяет не только сэкономить время и силы всех участников, но и сделать период от создания документа до его исполнения полностью прозрачным. А возможность настройки в системе действующих схем согласования документов в компании позволяет пользоваться системой без ограничений. Так разработка сколковского резидента, компании Флексби позволяет в СЭД Flexbby настроить любые схемы согласований, в том числе голосование. Система электронного документооборота от Flexbby позволяет настраивать и матрицы полномочий, которые будут учтены СЭД Flexbby One при принятии того или иного решения определенным сотрудником по документу. Программа самостоятельно может проверить, например, лимит финансового центра и согласовать/отказать по документу о приобретении товаров или услуг. Так что компаниям не за что переживать, если она выбирает систему с интеллектуальным управлением, такую как Flexbby.