Как правильно выбрать документооборот или сэд?

СЭД система электронного документооборота для автоматизации согласований документов, договоров, оплат и контрагентов. Данное программное обеспечение автоматизирует многие процессы работы с различными видами документов в компании. С помощью данной системы вы сможете быстро и легко решать такие задачи, как создание, регистрация, согласование документов, построение маршрутов движения документов, ведение отчетов и анализ, архивирование, визирование и согласование договоров и т.п. В этой статье мы расскажем, как выбрать оптимальное решение и на что стоит обратить внимание при выборе СЭД.

Непростой выбор системы автоматизации?

Для начала стоит отметить, что правильный выбор СЭД для согласования документов и договоров – это весьма ответственный шаг, который во многом определит дальнейшую работу с документооборотом в вашей компании. В первую очередь нужно оценить, какой объем документации находится в обороте вашей компании. Может быть такое, что документооборот как таковой в компании отсутствует. Это вполне приемлемо в небольших организациях при неформальном типе управления. Но даже когда компания вырастает до уровня введения документации, говорить об автоматизации документооборота еще слишком рано. Помните о том, что, прежде чем, автоматизировать какой-либо бизнес-процесс, для начала нужно его наладить и довести до формального уровня.

Если уровень ведения и оборота документации в компании уже вырос до регламентированного уровня, стоит задуматься об автоматизации процесса документооборота, выборе и внедрении сэд. Для начала нужно определить, способна ли выбранная система соответствовать конкретно вашим требованиям. К примеру, если первостепенной задачей при автоматизации является удобное архивирование и быстрый поиск по имеющейся базе документов, вам подойдет система «электронный архив». Документооборот это - не только база электронных документов, но и выстроенные процессы, согласования, визирования и контроля сроков исполнения любых документов компании. Также оцените максимальный объем документов, с которым способна работать программа, максимальное количество пользователей для подключения, а главное, способна ли будет внедряемая система отвечать вашим требованиям по прошествии времени.

При выборе СЭД обратите внимание на такие детали, как контроль дисциплины исполнения обязательств, снижение рисков потери документов, оптимизация процесса согласования договоров, удобный доступ, поиск и возможность интеграции с сэд диадок. Также важно учесть то, что существует несколько видов подобных систем с различным функционалом: электронные архивы, системы управления маршрутами движения документов, системы для автоматизации работы с различными типами внутренних документов и т.д.

Следующим шагом при автоматизации документооборота, несомненно, является стоимость внедрения. Сразу отметим, что сравнивать следует не только стоимость самой СЭД, а общую стоимость проекта автоматизации документооборота. В эту сумму будет входить стоимость самого программного обеспечения, установка серверов и станций, обучение сотрудников, оплату труда технических специалистов, плюс другие, неявные издержки, например, лицензии.

Если ваша компания относится к категории крупных, при выборе решения для автоматизации документооборота обязательно оцените уровень максимальной нагрузки и быстродействие системы при активном пользовании программным обеспечением. Также не забудьте уточнить возможность интеграции процессов с другими системами поддержки, которые используются в вашей компании. Еще одним важным критерием при выборе СЭД, безусловно, являются требования к безопасности данных: типы шифрования, настройка уровней доступа и т.д.

Обращайте внимание на главное при выборе СЭД

Как мы видим, при выборе СЭД необходимо учесть множество факторов, а принимать решение стоит только после проведения глубокого и подробного анализа как деятельности компании, так и возможностей системы электронного документооборота. Критерии, по которым вам следует выбирать подходящую СЭД весьма универсальны и соответствуют требованиям любых организаций, независимо от их размеров и оборота документации или отрасли.

Вам следует, однако, обращать внимание на максимально возможную автоматизацию системой ваших операций. Это ускорит все бизнес-процессы, что приведет к снижению их себестоимости. Кроме того, минимизация ручного труда (и, кстати, ошибок и недочетов), позволит высвободить ресурсы ваших сотрудников для решения иных задач. Такими полезными опциями обладает решение Flexbby, с помощью которого как сами документы, так и бизнес-процессы можно кодировать штрихкодами/QR-кодами. После считывания системой штрихкодов СЭД Flexbby самостоятельно осуществляет запуск и реализацию бизнес-процессов с приглашением ответственных лиц для согласования или же поднимает карточку документа для работы с ним. Если вам потребуется внести изменения в процессы согласования или добавить новые, то в системе Flexbby это делается быстро, легко и с минимальными затратами.

Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.