Как перейти на архивное хранение электронных документов?

Сегодня невозможно представить ни крупный, ни средний, ни малый бизнес без автоматизации документооборота: слишком высок ритм жизни, слишком мала скорость прохождения своего пути документом в бумажном виде. Большинство документации уже переведено в электронный вид, чтобы увеличить эффективность работы, сэкономить время и деньги. Но что ждет эти файлы, когда в них отпадает необходимость? По российскому законодательству, например, финансовые отчетности, подлежат хранению сроком не менее пяти лет. Придется их перевести в бумажный вариант и отправить на полку? Или же можно организовать архивное хранение электронных документов?

Будущее архивных хранилищ

Электронный архив – сложная, разнородная система, состоящая из цифровых бумаг временного срока хранения, образов, рабочих файлов документов и т.п. Архивное хранение электронных документов подразумевает, что информация о каждом документе находится в двух контейнерах: транспортном, который дает возможность передавать документ в другие организации и архивном, он переходит непосредственно в цифровое хранилище предприятия. В контейнере собрана вся информация, касающаяся документа и позволяющая за минимальное время при запросе по ключевым словам выгрузить цифровой файл на рабочий стол. Согласитесь, архивное хранение электронных документов удобнее, выгоднее, перспективнее, нежели раскладывание стопок бумаг и перебирание десяток, а то и сотен папок.

Но в России архивное хранение электронных документов пока только набирает обороты, законодательство в этом отношении несовершенно, бизнесу приходится оперировать теми правилами, которые существуют. Не так давно был предписан единый формат хранения электронных документов – PDF/A. Но законом не запрещено архивное хранение электронных документов временного срока содержания в исходных форматах (до 10 лет).

Есть ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», он дает рекомендации о том, что архивный электронный документ должен быть пригодным для чтения на протяжении всего срока пребывания в хранилище. Именно поэтому каждые пять лет, при условии, что у вас на предприятии введено архивное хранение электронных документов, требуется завершать цикл проверки файлов на читаемость и обновлять устаревшие носители. Иначе вы получите те же проблемы, что и в бумажном варианте – кучу утраченной информации и штрафы от всевозможных инспекций. С той же целью избежать потери данных один документ отправляется в архив минимум в четырех экземплярах.

Архивное хранение электронных документов может охватить до 95% всего документооборота в стране. Это правило необходимо выполнять в отношении группы документов, так как в России нет правовой базы, которая регламентировала бы сохранение юридически значимой информации в течение длительного времени (более 10 лет) или на постоянной основе. Такие файлы могут создаваться в цифровом образе, их можно пересылать, подписывать, редактировать, но хранить необходимо на бумаге, предварительно отправив электронный экземпляр в архив. Но никто не будет спорить, что эти 5% – всего лишь капля в море по сравнению с теми 95% бумаг, которые уже можно перевести в электронный вид.

Также закон гласит, что каждому юридически значимому документу требуется электронная подпись. Она должна быть действительна на момент подписания документа, либо в срок проверки файла. Поэтому к контейнеру с информацией о документе прикладываются сертификаты, штампы времени, в общем, все доказательства, позволяющие проверить действительность электронной подписи.

Архивное хранение документов подразумевает и этап уничтожения всей информации, которая более не нуждается в содержании. Обычно экспертная комиссия предприятия решает, есть ли необходимость продлевать время пребывания файлов в цифровом хранилище или же от него уже можно отказаться. Второй вариант требует полного уничтожения всех сведений о документе на всех носителях, исключающее возможность восстановления даже частичной информации.

Как мы видим, наше законодательство постепенно подстраивается и архивное хранение документов уже не кажется таким сложным и проблемным проектом. С развитием цифровых технологий вариантов электронных архивов создано множество, поэтому каждая компания имеет возможность выбора, позволяющего оптимально настроить у себя архивное хранение электронных документов для своих эксклюзивных бизнес-проектов и индивидуальных целей. Тем более, что современные разработки IT-компаний обладают широким функционалом, позволяющим эффективно управлять электронным хранением документов.

Например, система Flexbby One от сколковского резидента, компании Флексби, позволяет защищать документы штрихкодами/QR-кодами для их последующего автоматического поиска системой. Если некоторые программы требует ввода параметров искомого файла, то с Электронным архивом Flexbby One и при помощи ручного сканера достаточно сканирования штрихкода на документе ручным сканером. После этого система Flexbby One самостоятельно найдет документ и покажет пользователю карточку для работы с его электронной версией.

И в качестве послесловия. Как-то сотрудникам одной из компаний, еще до установки Электронного архива Flexbby One, нужно было просмотреть около десяти файлов. Поиск по карточкам, розыск папок с использованием стремянки, следящие глаза и замечания архивариуса, смотрящего за тем, чтобы ни одна бумажка не была повреждена – все это заняло порядка пяти часов рабочего времени и кучу истрепанных нервов. Возможно, каждому руководителю, держащемуся за свои бумажные архивы и отказывающемуся от благ цивилизации в виде электронного архива, стоит самому пройти это испытание и поискать нужную документацию в своих закромах, и затем с чистой совестью перейти на архивное хранение электронных документов.