Как найти свою систему для автоматизации бизнес-процессов?

Высокие технологии развиваются стремительно и шаг за шагом внедряются во все сферы жизни человека. Особенно это заметно в экономике при автоматизации бизнес-процессов.

Старые традиции остаются в прошлом

Автоматизация бизнеса – звучит красиво и заманчиво. Сегодня все больше компаний улучшают свою внутреннюю структуру с помощью новых технологий. Аналитики уверены, что пройдет совсем немного времени, и такая модернизация станет не привилегией, а необходимостью как для большого, так и для малого бизнеса.  Конкуренты, обновившие свою структуру, будут не на несколько шагов, а на несколько лет опережать тех, кто остался приверженцем старых традиций и пока еще только думает об автоматизации бизнес-процессов.

В чем же преимущества автоматизации? Прежде всего в минимизации влияния человеческого фактора на бизнес-процессы и увеличении эффективности и скорости выполнения всех задач предприятия.

Эпидемия гриппа – каждый день кто-то уходит на больничный, наступило лето – все пишут заявление на отпуск, сотрудник грубо поговорил с клиентом – потеряли время и деньги, работник ошибся в расчетах, сделка провалилась. Какому руководителю это не знакомо? Правильно подобранная система автоматизации бизнес-процессов может решить эти и многие другие проблемы. Она берет на себя существенную часть деятельности, выполняемую человеком, освобождает человеческий ресурс для более важных задач, увеличивает эффективность и сокращает расходы предприятия.

Точный выбор системы автоматизации бизнеса 

Но что для этого нужно? Еще раз повторим – правильная система автоматизации бизнес-процессов и для каждого бизнеса своя.

Сегодня автоматизация может быть частичной, то есть исключительно для рутинных бизнес-процессов: бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство или управление продажами и взаимодействие с клиентами или же полной – преображается и структурируется вся работа предприятия. Все зависит от запросов клиента, его потребностей и его финансовых возможностей.

Стоит заметить, что в России уже сложилась практика начинать автоматизацию бизнес-процессов с рутинных процессов. Более сложная автоматизация процессов управления предприятием и внешними связями бизнеса пока не так популярна, но крупные компании уже проявляют к ней интерес.

Но надо понимать, что система автоматизации – это очень сложная структура. Не получится просто купить ее, установить и начать получать отчеты по увеличению числа продаж, количеству привлеченных клиентов, растущим цифрам дохода организации. Поставленная наобум система автоматизации бизнес-процессов работать не будет, и неважно как она называется – CRM, ERP BMP, Электронный архив или Документооборот, и сколько она стоила, тысячу или миллион долларов. Прежде чем внедрять эту технологию в свой бизнес, следует тщательно проанализировать все процессы, которые задействованы в производстве, подумать, что требует модернизации, а что можно пока оставить как есть, просчитать все возможности системы в соответствии с конкретными задачами и тогда уже приступать к выбору. Он на сегодняшний день достаточно большой. Но есть несколько основных принципов для выбора системы автоматизации бизнес-процессов, на которые стоит опираться и которые помогут в принятии решения.

Проверьте работоспособность. Конечно, в первую очередь, важны задачи, которые предполагается решить. Поэтому функционал системы априори должен четко соответствовать требованиям бизнеса, иначе ошибок и сбоев не избежать.

Спрогнозируйте развитие. Если в дальнейшем планируется расширение или модернизация компании, система должна быть гибкой, уметь подстраиваться, изменяться, не прерывая и не нарушая процесс эксплуатации.

Оцените способности. Система автоматизации бизнес-процессов должна быть удобной и понятной – не каждое предприятие готово переучивать большинство своих сотрудников под новое оборудование.

Сопоставьте возможности. Система должна иметь возможность интегрироваться с уже работающими программами.

Выбирайте лояльность. Система автоматизации бизнес-процессов должна быть полностью согласована с уже установленным софтом, в противном случае возможны нарушения всей работы предприятия.

Объедините запреты и независимость. Система должна быть независимой. Никто кроме персонала, обслуживающего систему, не может иметь возможности вмешиваться в процесс ее работы. Ведь в этом и есть смысл – уменьшить влияние человеческого фактора на бизнес-процессы.

Найдите то, что вам ближе. В системе можно выбрать различные технологии выполнения того или иного процесса. Определите, как вам проще и удобнее работать с системой.

Ориентируйтесь на опыт. При выборе обязательно ориентироваться на работу системы продаж вашего бизнеса, на то, кто является клиентом компании и на особенности их привлечения. Для фирмы по продаже автомобилей подойдет одна система автоматизации бизнес-процессов, для нефтегазовой отрасли – совершенно другая.

Лучшее – враг хорошего. Некоторые предприятия изначально планируют автоматизацию всей компании. Но после тщательного анализа все-таки останавливаются на частичной автоматизации, поскольку это для них проще и выгоднее.

Загляните в кошелек. Систем много, и стоимость их варьируется от нескольких десятков до более чем миллиона долларов. Если финансы позволяют, можно закрыть установкой системы все запросы компании, если нет – возможно, стоит рассмотреть вложение в менее дорогую, но функциональную технологию, которую со временем можно заменить на что-то более мощное.

Доверьтесь профессионалам. Люди, которые обслуживают систему автоматизации бизнес-процессов, не менее важны, чем сама система. Возможно, ваш ИТ-персонал требует переподготовки или вам стоит рассмотреть вариант найма новых сотрудников.

Загляните в будущее. Это последнее и самое важное для бизнеса правило. Выбранная вами система должна, во-первых, окупиться, во-вторых, сократить расходы и, в-третьих, принести прибыль. Просчитайте все суммы и сроки и тогда вы точно определитесь, какая система автоматизации бизнеса подойдет именно вашему делу.

Если Вы хотите выбрать систему будущего для автоматизации бизнес-процессов, то обратите внимание на технологию Flexbby One от компании Flexbby. Flexbby One представляет собой новый класс бизнес-приложений, использующий событийный подход в автоматизации бизнеса благодаря EDA (Event-drive architecture). Такие разработки будут выбраны 80% компаний мира к 2020 году. Частью технологии Flexbby One является Event-бот, интеллектуальный робот, который обрабатывает все события как внутри системы, так и за ее пределами в режиме реального времени, синхронизируя между собой программы, сервисы и данные компании. Event-бот позволяет вам автоматизировать ручную работу ваших сотрудников, в кратчайшие сроки по вашему запросу перенастраивать или добавлять новые бизнес-процессы в системе Flexbby One. И получать единое информационное пространство о взаимосвязях документов.