Как быстро найти бумажный документ среди тысяч в системе электронного документооборота?

В крупной организации со множеством подразделений жизненно необходима автоматизация документооборота (СЭД). Рассмотрим полезность СЭД на примере системы Flexbby One.

Система электронного документооборота дает возможность работать с документами в реальном времени, экономит время на их поиск, предоставляет совместный доступ к одному документу нескольким пользователям и позволяет не распечатывать дополнительные копии. Кроме того, упрощается и ускоряется процедура согласования и подписания. Можно настроить систему так, что любой связанный документ или история взаимоотношений с клиентом будут найдены в системы мгновенно.

Часто в бумажном архиве нет порядка: документы сортированы не должным образом или находятся не в тех местах, где должны. Поэтому они теряются, а затем тратится много времени на их поиск и восстановление. Как это может быть решено с помощью системы СЭД Flexbby One?

1. Документам на стадии заведения в электронной системе присваиваются штрихкоды.Тоже самое делается для папок бумажного архива (штрихкоды приклеиваются на папки).

2. Прежде чем положить распечатанный документ в бумажный архив, сканируется его штрихкод и штрихкод папки, в которую его поместят. Таким образом система знает, в какой именно папке хранится оригинал.

3. Момент выдачи и получения документов регистрируются в системе сотрудниками архива, все заявки на выдачу поступают электронно.

4. Система хранит информацию о том, когда и какой сотрудник получал из архива оригинальные версии документов, автоматически оповещает его об истечении установленного срока пользования документами или запрашивает их, когда на них поступает запрос от других сотрудников.

автоматизация обработки заявок сотрудников, клиентов и партнеров;