Как автоматизировать свой бизнес?
Написал(а): Kamila Bakieva Ноя. 5, 2022, 2:26 п.п. в Внедрение СЭД
На сегодняшний день практически в каждой сфере проводится реорганизация бизнес процессов за счет сокращения числа операций, совершаемых вручную, и переводом их в автоматизированный режим. Автоматизация бизнеса является наилучшим способом повышения доходности и эффективности управления, ввиду экономии временных и финансовых ресурсов. Если вы думаете о том, как автоматизировать бизнес и не знаете, с чего начать, данная статья поможет вам сделать первые шаги. А также обезопасит от совершения распространенных ошибок на начальных этапах внедрения программного обеспечения.
Обращаем внимание на главное
BPM системы (Business Process Management Systems) – программы для автоматизации бизнеса способны учесть любые требования, поэтому первым шагом для их внедрения должны стать ответы на вопросы: «как автоматизировать бизнес» и «какие процессы автоматизировать». К примеру, это могут быть трудоемкие задачи, отнимающие слишком много времени из-за большого объема ручной работы. Не обязательно автоматизировать все процессы одновременно. Это последовательная работа, требующая грамотного расхода времени и ресурсов. Поэтому начните с самого важного для вас, с самой проблемной области.
На этапе выбора системы автоматизации удостоверьтесь, что ее функционал позволит выполнять те задачи, ради которых производится внедрение. Возможно ли будет внести изменения в работу системы, если структура определенных процессов со временем потребует этого. Хорошая BPM система также должна быть удобна в использовании, иметь понятный интерфейс и возможность интеграции с другими приложениями или сервисами, такими как мессенджеры, бухгалтерские программы, складские сервисы или онлайн-банкинг. К примеру, связка с CRM значительно облегчит работу вашему отделу продаж.
Дополнительные, но нужные расходы
Стоимость внедрения и технической поддержки также является важным критерием при выборе системы автоматизации. Конечно же, вы можете выполнить установку и настройку системы автоматизации самостоятельно, но этот путь подойдет лишь для малого бизнеса. Но даже если вы решили пригласить специалистов, то будьте готовы принимать активное участие в установке программного обеспечения, ведь от этого во многом будет зависеть успех автоматизации.
Следующим этапом внедрения является адаптация. Для того, чтобы понять, как полностью настроить систему «под себя» и какие модули стоит доработать, потребуется около пары месяцев. В этот период мы советуем знакомиться с установленной системой и работать по стандартной схеме. Для автоматизации сложных процессов и полной адаптации системы порой требуется больше года, и к этому нужно быть готовым. Если же вы планируете автоматизировать простые задачи, внедрение будет заключаться лишь в установке софта без специальных дополнительных настроек.
Для начала – процессы, а потом – выбор системы автоматизации
Разумеется, при внедрении системы автоматизации, например электронного согласования документов, могут возникнуть определенные сложности, будь то невозможность уложиться в установленные сроки или превышение выделенного на проект бюджета. Может случиться и такое, что под требование системы придется изменить структуру того или иного бизнес процесса, а ваши сотрудники начнут сопротивляться нововведениям. Для того, чтобы избежать подобных неприятных сюрпризов, мы еще раз призываем вас, четко определить процессы для автоматизации. А уже потом задаться вопросом о том, как автоматизировать бизнес, проведя углубленное изучение предлагаемых на рынке IT-услуг систем. И выбрать «правильного партнера» по внедрению системы автоматизации.
Таким хорошим партнером для вас может стать Flexbby, сколковский резидент, специализирующийся на создании системы автоматизации бизнеса с роботизированной технологией. Умные боты внутри разработки Flexbby способны реализовать любые требования заказчиков из различных отраслей. Кроме того, в системе возможно легко произвести перенастройку автоматизированных бизнес процессов или добавить новый. Компания Flexbby стремится расширять возможности системы Flexbby, с помощью которой вы можете создать электронный архив, автоматизировать документооборот, продажи и CRM, проведение тендеров и закупок, обработку внутренних и внешних заявок организации. Поэтому решение Flexbby соответствует современным мировым IT-трендам и помогает ответить на ваш самый главный вопрос: «как автоматизировать бизнес?».