Flexbby – разработчик системы электронного документооборота с интеллектуальным управлением бизнес-процессами

Многие компании стараются ограничить предложенный функционал системы электронного документооборота и не вникать в подробности наличия уникальных возможностей, так как в большинстве случаев вендор их и не может предложить. Да, и для тендера выбирается почти всегда ограниченный круг разработчиков, чьи системы электронного документооборота установлены у партнеров или клиентов заказчика.

В большинстве случаев, после внедрения сэд на предприятии, заказчик получает стандартный функционал по хранению электронных версий оригиналов документов и управлению документооборотом компании – согласование, контроль и реализация процессов в соответствии с утвержденными внутренними документами. Создается впечатление, что рынок систем автоматизации бизнес-процессов не развивается, и все системы между собой схожи. Поэтому можно выбирать вендора, руководствуясь базовыми параметрами – цена и сроки внедрения, а также портфель клиентов и количество лет работы компании.

Однако современный рынок ИТ-решений все же может предложить разработки с уникальными опциями, которые оптимизируют бизнес-процессы посредством, в том числе интеллектуального управления. Это позволяет минимизировать трудозатраты при работе с системой, согласовании договоров , повышает лояльность пользователей к программе и ускоряет выполнение проводимых операций.

Интеллектуальное управление бизнес-процессами

Интеллектуальное управление бизнес-процессами предполагает автоматический запуск операций при отсутствии или минимуме действий со стороны пользователя. То есть весь необходимый функционал выполняется системой самостоятельно при наступлении определенного события, как внутри самой системы, так и за ее пределами. Рассмотрим кейс на примере системы электронного документооборота от компании Flexbby.

В рамках базовых бизнес-процессов систем электронного документооборота, предполагающих выполнение пользователями такого функционала как поиск документов по базе электронных версий оригиналов, предусмотрены два способа поиска – вручную или автоматически. В случае ручного ввода сотруднику необходимо найти соответствующий раздел в системе по типу искомого документа, а затем воспользоваться настраиваемыми фильтрами для поиска и заполнить соответствующие поля реквизитами документа. После этого пользователь отправляет запрос в системе на поиск документа в автоматическом режиме, используя соответствующий элемент интерфейса системы.

Рис.1. История операций по распознаванию штрихкодов системой  Flexbby One.

Компания Флексби предлагает автоматический поиск (то есть без ручного ввода реквизитов документов), используя при этом систему штрихкодирования или QR-кодирования документов для последующего считывания этих кодов пользователями с помощью специальных ручных устройств. Когда документ будет найден в системе посредством идентификации сканируемого штрихкода, программа поднимет карточку соответствующего документа и откроет ее пользователю для последующей работы с ней. При необходимости после считывания и распознавания системой штрихкода документа система самостоятельно осуществит запуск и последующую реализацию определенного бизнес-процесса, в котором этот документ участвует. Например, если речь о входящем письме, с которым должны ознакомиться определенные сотрудники, то после определения штрихкода системой, оно в автоматическом режиме будет направлено определенным участникам бизнес-процесса. Специалисты компании Flexbby с помощью бот-инструментов могут настроить автоматическую отправку документов и сообщений в/из системы на определенные внешние адреса или же в мобильные приложения Telegram, WhatsApp.

Для того, чтобы произвести соответствующие настройки системы электронного документооборота для последующего инициирования в автоматическом режиме бизнес-процессов, заказчику необходимо классифицировать документы компании по видам и описать соответствующие связанные с ними бизнес-процессы. Специалистам компании Flexbby потребуется организовать процесс защиты документов штрихкодами с целью последующего их хранения в архиве и создания электронных версий документов в системе. Flexbby также предлагает поточный ввод штрихкодированных документов в систему с офисных сканеров для последующего распознавания штрихкодов и категоризации документов в системе.

Предлагаемое компанией решение Flexbby для создания электронного архива и управления документооборотом с интеллектуальным управлением можно оценить бесплатно с момента активации опции быстрого старта системы. Flexbby предлагает всем своим заказчикам установить преднастроенное решение всего за один час, чтобы оценить простоту интерфейса и удобства пользования, а также функционал разработки. При этом все операции системы, включая интеллектуальное управление, становятся доступными заказчику в срок – от двух недель при инвестициях на внедрение – от 250 тыс.руб. Надо отметить, что после проведенного аудита специалистами компании Flexbby технических требований от заказчика ни сроки, ни бюджет на внедрение не будут увеличены в процессе интеграции системы Flexbby.