Документооборот. Электронная канцелярия.
Написал(а): Marina Gratskova Ноя. 18, 2020, 9 д.п. в Бизнес-процессы, Видео Блог Flexbby, Документооборот, Электронный Архив
Начинаем рассматривать типы систем Документооборота, и первый тип, который я выделил - Электронная Канцелярия.
Электронная канцелярия - система для автоматизации процессов делопроизводства, связанных с входящими и исходящими документами.
Это и есть та бюрократия, откуда в России в основном и произошли системы документооборота.
Например в компанию, банк, финансовую организауию государственное или муниципальное учреждение приходит входящий документ.
И с ним необходимо что-то делать.
А как правильно должен выглядеть бизнес процесс без узких мест и с минимальным влиянием человеческого фактора?
Как должен выглядеть процесс электронной канцелярии?
Какие там бывают подводные камни и как организовать нумерацию и регистрацию входящих и исходящих документов в системе,
чтобы была возможность что-то зарегистрировать задним числом или добавит еще один документ, между двумя появивщимися ранее в системе?
Наш опыт автоматизации электронного документооборота в банках показывает,
что единственным выходом в данной ситуации является сквозная нумерация в тчениии дня.
Тогда есть возможность безболезненно в какую-то дату добавит еще несколько документов.
Расмотрим далее бизнес-процессы электронной канцелярии:
- Входящий документ необходимо принять в работу и зарегестрировать. При необходимости автоматически сформировать уведомление отправителю о том, что документ принят в работу и информацию о сроках рассмотрения.
- По входящему документу необходимо назначить отвественных лиц.
- Запустить процесс работы с документом.
А представьте теперь, что это все делает система автоматически?
Определяет, что за документ, сама отправляет уведомление отправителю, сама назначает маршруты согласований и цепочки исполнений.
Основные бизнес требования, которым должна удовлетворять система, которую планируется использовать для автоматизации процессов делопроизводства:
- автоматическое распознавание документов, если вам приходят документы в печатном виде;
- автоматическое назначение маршрутов рассмотрения, согласования, подготовки исходящих документов;
- процессы согласования, связанные с исходящими документами, отправка этих документов получателю и ожидания ответа, система подтягивает всю историю взаимодействия.
Примеры автоматизации делопроизводства и электронный документооборот смотрите в нашем видео.