Документооборот. Электронная канцелярия.

Начинаем рассматривать типы систем Документооборота, и первый тип, который я выделил - Электронная Канцелярия.

Электронная канцелярия  -  система для автоматизации процессов делопроизводства, связанных с входящими и исходящими документами.

Это и есть та бюрократия, откуда в России в основном и  произошли системы документооборота.

Например в компанию, банк, финансовую организауию государственное или муниципальное учреждение приходит входящий документ.

И с ним необходимо что-то делать.

А как правильно должен выглядеть бизнес процесс без узких мест и с минимальным влиянием человеческого фактора?

Как должен выглядеть процесс электронной канцелярии? 

Какие там бывают подводные камни и как организовать нумерацию и регистрацию входящих и исходящих документов в системе,

чтобы была возможность что-то зарегистрировать задним числом или добавит еще один документ, между двумя появивщимися ранее в системе? 

Наш опыт автоматизации электронного документооборота в банках показывает,

что единственным выходом в данной ситуации является сквозная нумерация в тчениии дня.

Тогда есть возможность безболезненно в какую-то дату добавит еще несколько документов.

Расмотрим далее бизнес-процессы электронной канцелярии:

1. Входящий документ необходимо принять в работу и зарегестрировать. При необходимости автоматически сформировать уведомление отправителю о том, что документ принят в работу и информацию о сроках рассмотрения. 
2. По входящему документу необходимо назначить отвественных лиц.
3. Запустить процесс работы с документом. 

А представьте теперь, что это все делает система автоматически? 

Определяет, что за документ, сама отправляет уведомление отправителю,  сама назначает маршруты согласований и цепочки исполнений.  

Основные бизнес требования, которым должна удовлетворять система, которую планируется использовать  для автоматизации процессов делопроизводства:

автоматическое распознавание документов, если вам приходят документы в печатном виде;
• автоматическое назначение маршрутов рассмотрения, согласования, подготовки исходящих документов;
• процессы согласования, связанные с исходящими документами, отправка этих документов получателю и ожидания ответа, система подтягивает всю историю взаимодействия.

Примеры автоматизации делопроизводства и электронный документооборот смотрите в нашем видео.