Документооборот. Contract Management.

Contract management - работа с контрактами, которые заключает корпорация. Это основной документооборот, который должен быть изначально автоматизирован в компании.

Важная фича системы Contract management - наличие графика платежей. Она позволяет:

• контролировать те платежи, которые должны быть по договору;
• автоматически выставлять инвойсы (счета);
• контролировать оплаты.

Можно настроить, чтобы это все было автоматически и менеджерам будет приходить уведомление, если была просрочка по каким-то счетам. Это и есть настоящая автоматизация документооборота.

Следующий важный момент - гибкая настройка связи договора с другими контрагентами. Обычно в договоре есть два лица, но очень часто требуются многосторонние договоры и когда выбирается система, то это должно быть предусмотрено, как и в системе Flexbby Workflow. Более того в нашей системе есть система связей, которая позволяет договор, через настраиваемые связи объектов, связать с совершенно разными объектами системы, с другими окнтрагентами и даже с другими договорами. Примеры таких внедрений смотрите в видео.

Немаловажный функционал в системе документооборота - это шаблонизация документов, чтобы минимизировать риск человеческих ошибок. Когда мы делаем договор, максимально информацию из договора нужно проставить из шаблонов. Правильная шаблонизация документов в компании позволяет на порядок сократить процесс согласования договоров. Примеры внедрений так же в видео.

Еще одна важная функция системы Contract management - это штрих-кодирование, когда мы формируемые документы из системы защищаем штрих-кодом. Можно наложить вотермарку на документы, чтобы его было сложнее подделать. Когда документ отправляется контрагенту на подписание, он может быть отправлен по системе ЭДО с электронной подписью или подписан физически, когда вернется с двух сторон подписанный документ, его можно будет положить на поточный сканер, автоматически отсканировать, прикрепить к карточке договора и запустить дальше процесс работы с документом. Все будет сделано автоматически, система проконтролирует то что документ был получен от контрагента и что пользователи могут его оплачивать.