Что такое бизнес-процесс?

Каждый предприниматель хоть раз сталкивался с таким понятием, как бизнес процесс. Оно с завидным постоянством используется в презентациях программного обеспечения для автоматизации бизнеса, но редко, когда термину «бизнес процесс» дается хоть какое-то четкое определение. Поэтому, давайте разберемся, правильно ли вы его понимаете.

Определяемся: что, как и почему?

Итак, главное отличие бизнес процесса от любого другого условного процесса или функции в том, что бизнес процесс – это всегда совокупность действий одного или нескольких сотрудников организации, связанных логической цепочкой и приводящих к необходимому результату. Если говорить проще, то бизнес процесс является четкой последовательностью определенных действий, направленных на достижение конечной цели.

Так как любой бизнес процесс является комплексом мероприятий, то при его построении всегда используются определенные ресурсы, такие как рабочая сила, финансы, технологии и т.д. При правильном использовании этих ресурсов и распределении обязанностей между сотрудниками, любой бизнес процесс становится четко налаженной системой.

Чтобы каждый бизнес процесс приносил желаемый результат, первое, что нужно сделать – это создать правило его выполнения. Определив схему всех бизнес процессов, вы не только более четко поймете общую структуру вашей компании, но также определите ее дальнейшее развитие. Помимо этого, на поверхность обязательно выплывут все текущие проблемы и пути их решения. В конечном итоге, описание всех бизнес процессов приведет вас к эффективной реорганизации.

Для описания бизнес процесса следует поэтапно отследить деятельность каждого сотрудника, находящегося в цепочке этого процесса, а затем перевести полученный результат в графическую нотацию. Специализированный софт имеет подобные функции моделирования — например, графические диаграммы. Перевод бизнес процесса из текстового формата в таблицу значительно упрощает изучение последовательности действий на каждом из этапов его выполнения. При описании бизнес процесса помните, что каждый процесс должен иметь четкие рамки – то, с чего он должен начинаться и то, каким действием должен заканчиваться. Не усложняйте и не перегружайте описание – оно должно быть достаточным и емким, но лаконичным и максимально понятным для восприятия. Используйте общепринятую систему обозначений, в этом деле не стоит «изобретать велосипед». Устоявшиеся и известные нотации знакомы всем и понятны интуитивно. Также учитывайте каждого участника описываемого бизнес процесса и четко указывайте на него и на его действия в данном бизнес процессе.

Оптимизируем бизнес процессы

Следом за описанием бизнес процессов идет важнейшая часть задачи по управлению этими процессами: оптимизация. Разграничить бизнес процессы и дать им описание недостаточно, необходимо вести регулярную работу по сокращению временных и финансовых затрат, повышению удобства, устранению недостатков и увеличению преимуществ. Оптимизацию бизнес процессов стоит проводить поэтапно, постепенно корректируя те или иные шаги и отслеживая результат производимых действий. Следует изучить, какие функции можно перераспределить, какие структуры перестроить или дополнить.

Важно помнить, что любые изменения в компании, а особенно в работе сотрудников, принимаются коллективом безрадостно и воспринимаются без учета причин этих изменений и того результата, который эти перемены принесут. Подключайте и привлекайте к процессу оптимизации своих сильнейших сотрудников, руководителей подразделений – это поможет не только сгладить недовольство, но и привлечет поток новых идей и свежих решений. Помните, что четкое понимание бизнес процессов, их структуризация и оптимизация, обязательно даст плоды и выведет работу вашей компании на качественно новый уровень.

Как только все процессы станут прозрачными, понятными и регламентированными, вы сможете их легко автоматизировать. Вы в кратчайшие сроки создадите техническое задание и объясните вендору, какая система нужна вам. А разработчик, в свою очередь, сможет быстрее понять, какая система автоматизации бизнеса вам нужна. И если у вендора богатый опыт внедрений, то определить программное обеспечение для эффективный инсталляции, будет очень легко. Компания Флексби является именно таким разработчиком, успешно внедрив свою систему автоматизации бизнес процессов Flexbby крупным и западным компаниям, лидерам в своей отрасли. У этих компаний сложные процессы, множество различных программ, сервисов и приложений. Таким образом, система Flexbby Workflow Automation решает самые нестандартные кейсы наряду с простыми, позволяя обгонять конкурентов на несколько лет вперед.