Автоматизируем закупки с помощью Flexbby. Часть 2.

В прошлой статье мы начали знакомить Ваc с решением Flexbby One, которое позволяет автоматизировать любые закупочные процессы и проведение тендерных процедур в компании с помощью модулей «Закупки и тендеры», «Электронный архив» и «Документооборот». Теперь подробнее остановимся на некоторых функциональных возможностях вышеуказанных модулей.

Автоматизация ведения базы клиентов, поставщиков, партнеров с помощью модуля « Закупки и тендеры » позволяет:

• автоматически заполнять карточку контрагента из базы данных ЕГРЮЛ, сайта контрагента и Google Maps;
• находить дубли в режиме реального времени и производить объединение карточек контрагентов;
• вести учёт сотрудников компаний контрагентов и их должностей;
• хранить всю информацию по контрагенту в одном месте (тендеры, в которых он участвовал, заключенные договора, графики платежей, финансовые документы, акты, счета, счет-фактуры, товарные накладные и т.п.).

Рис.1. Пример карточки контрагента.

В модуле «Закупки и тендеры» предусмотрена возможность ведения базы контактных лиц (физические лица) поставщиков, что позволяет отслеживать перемещение сотрудников между контрагентами и исключать дубли.

Рис.2.Пример базы физических лиц.

Рис.3.Пример карточки физического лица.

Согласование контрагентов, договоров и оплат с помощью модулей « Электронный архив » и «Документооборот» предусматривает гибкие настройки следующих параметров: 

• матрицы полномочий лиц, принимающих решения;
• анкет контрагентов (дополнительные поля);
• документов-вложений в зависимости от параметров матрицы полномочий;
• этапов согласования.

Матрица согласования может содержать неограниченное количество параметров и условий для каждого этапа. И поэтому в системе могут быть настроены интеллектуальные правила, на основе которых будут согласованы индивидуальные условия для каждого контрагента. Такой подход в автоматизации позволяет существенно снизить злоупотребления полномочиями и повысить прозрачность процедур закупок, автоматически определять возможность заключения рамочных и типовых договоров.

Рис.4. Карточка процесса согласования контрагента.

Решение Flexbby One позволяет настроить любые правила проведения закупочных процедур с помощью интеллектуального управления – автоматического запуска необходимых операций в системе. Поэтому пользователю достаточно выбрать только тип закупки, создать спецификацию, а далее система сама осуществит запуск необходимого бизнес-процесса, вовлечёт все необходимые подразделения, подскажет, какие документы необходимо запросить у поставщика, добавит в процесс лиц, принимающих решения, и напечатает требуемые протокол, а также листы согласования. Обеспечение системой таких прозрачных процедур позволяет существенно облегчить внутренний и внешний аудит, обеспечить оптимальные условия закупок у поставщиков.

Рис.5. Карточка закупки.

Рис.6. Графическое представление процесса закупки.

Важным моментом при автоматизации закупок в компании является проверка достаточности для этих целей утвержденных бюджетов подразделений. Решение Flexbby One позволяет автоматически импортировать и использовать:

• справочники центров затрат (центров финансовой ответственности) из учетной системы (например, SAP или 1С).
• справочники статей затрат и владельцев центров затрат;
• бюджетные периоды;
• суммы выделенных бюджетов в разрезах статей затрат, центров затрат и периодов планирования.

При создании закупки инициатору останется только заполнить график платежей и выбрать один или несколько центров затрат. Далее система автоматически проверит наличие необходимого бюджета, добавит владельца бюджета в согласующие на основе бизнес-правил и зарезервирует требуемый бюджет в случае утверждения закупки. 

Второй способ интеграции – это ручной режим, когда в систему на основе бизнес-правил добавляется финансовый контролер, и он проводит сверку выделенного бюджета и соотносит уже понесенные затраты с планируемыми в рамках закупки. Если бюджета недостаточно, то в системе Flexbby One предусмотрена возможность создания заявки на изменение бюджета. В зависимости от настроенных бизнес-правил система самостоятельно добавит необходимых согласующих лиц и при успешном прохождении процесса согласования отправит изменения бюджетов в учетные системы.

Перед тем как отправить закупку на согласование, инициатору необходимо ввести график платежей по закупке. Данная информация позволяет контролировать бюджет в рамках центров затрат и обрабатывать события наступления платежа (например, инициировать заключения доп. соглашения или контролировать своевременность выставления счета, или осуществлять контроль получения необходимой первичной финансовой документации). 

Рис.7. График платежей в закупках

После согласования и утверждения закупки система самостоятельно осуществляет запуск процесса согласования и заключения типового или нетипового договора.

Решение Flexbby One автоматизирует проведение закупочных и тендерных процедур компании, используя новейший подход в автоматизации бизнес-процессов – интеллектуальное управление событиями и действиями. Это позволяет минимизировать ручной труд и повысить эффективность работы компании на всех этапах. Специалисты компании Flexbby произведут все необходимые настройки любых шаблонных и нестандартных процессов в кратчайшие сроки – от 15 дней.