Тратим с умом, автоматизируя закупки с помощью Flexbby. Часть 1.

Мы уже рассказывали о том, что дает организации автоматизация закупок и тендерных процедур. Теперь же остановимся подробнее на решении Flexbby One, которое позволяет оптимизировать любые закупочные процессы в компании с помощью интеллектуального управления.

Чем выше уровень ведения бизнеса компании, тем выше качество бизнес-процессов по всем направлениям деятельности. Чаще всего в таких компаниях регламентирован процесс закупок и даже частично автоматизирован, но, как правило, это касается процедуры согласования, причем посредством систем электронного документооборота. Это решение оправдано, если речь идет о поставщиках канцелярских принадлежностей для внутренних нужд. Но в случае приобретения инновационного решения для компании с целью своевременной модификации продуктовой линейки или услуг необходимо рассматривать программные решения по автоматизации проведения тендеров и закупок. Кроме того, если в организации нескольких типов закупочных процедур, бюджет которых порой доходит до отметки в миллионы рублей, то без современного ИТ-решения не обойтись.

Как правило, тендер проводится с привлечением минимум двух-трех поставщиков, с которыми заключаются рамочные или типовые договоры в пределах установленных бюджетов подразделений компаний. При этом от специализации поставщика зависит процедура проведения тендера. Например, для выбора поставщиков сырья или программного обеспечения необходимы:

• полная автоматизация процессов проведения тендера;
• комплексная проверка благонадежности поставщиков (в том числе анализ их финансовой устойчивости и т.п.);
• матрица полномочий лиц, принимающих решения;
• процедуры по нестандартным заявкам и запросам.

А вот для небольших разовых закупок достаточно:

• проведения процедуры сверки цен;
• усеченной проверки благонадежности поставщиков;
• упрощённой процедуры заключения контракта.

Дополнительно для ИТ-закупок существует возможность автоматизировать процессы, которые будут выделять вендоров и осуществлять запуск сравнения цен альтернативных поставщиков. Это позволит проводить своевременный анализ новый технологий на рынке и существенно снижать стоимость решений текущего поставщика.

Решение Flexbby One по автоматизации закупок позволяет проводить полный перечень процедур, указанных выше. Но до внедрения ИТ-разработки специалисты Flexbby проводят аудит действующей в компании системы проведения тендеров и закупок, когда определяются:

• виды закупочных процедур в компании;
• ответственные подразделения, виды продукции и способы ее приобретения;
• действующая сегментация поставщиков и процедура мониторинга цен;
• процедуры проверки и согласования потенциальных поставщиков;
• наличие упрощенной процедуры закупки;
• процесс заключения договоров и согласования бюджета закупки;
• каталоги приобретаемых продуктов, прайс-листов и управление ими.

После получения от компании-заказчика функциональных требований к системе автоматизации закупок, специалисты Flexbby определяют модули системы для презентации заказчику и его дальнейшего внедрения. Как правило, в случае автоматизации закупок и тендерных процедур специалисты Flexbby производят настройку следующих модулей комплексного решения Flexbby One: «Закупки и тендеры», «Документооборот» и «Электронный архив», которые обеспечивают выполнение следующего функционала:

• ведение базы клиентов, поставщиков, партнеров;
• создание каталогов продуктов, прайс-листов в системе и управление ими;
• настройка бизнес-процессов закупочных и тендерных процедур;
• настройка процесса мониторинга цен по базе поставщиков с целью выбора оптимальной цены для закупки;
• настройка проведения сравнительного анализа поставщиков для активации тендерных процедур;
• автоматическое создание/изменение графика платежей и контроль проведения оплат в соответствии с лимитами бюджетов финансовых центров и иными правилами;
• импорт справочников статей затрат, владельцев бюджетов;
• контроль реализации всех стадий закупочных и тендерных процедур;
• согласование контрагентов, договоров, оплат.

Решение Flexbby позволяет автоматизировать процесс работы с поставщиками – от поиска и ведения базы поставщиков, проведения закупочных и тендерных процедур до заключения договора и контроля его исполнения. Уникальность решения Flexbby One в том, что оно не является шаблонным с жестко запрограммированной бизнес-логикой и ограниченными возможностями по настройке. Используется новейший подход в автоматизации бизнес-процессов на основе событийного подхода с настройкой любого необходимого для выполнения функционала. Это ускоряет внедрение программного продукта и снижает стоимость для заказчика, так как производится не доработка по требованиям заказчика, а настройка технологии Flexbby One.

В следующей статье мы остановимся подробнее на функциональных возможностях модулей, автоматизирующих процесс закупок и проведения тендеров – «Закупки и тендеры», «Документооборот» и «Электронный архив» и расскажем об интеллектуальном управлении системой бизнес-процессами.

Продолжение следует…