BPMS: автоматизированная система управления бизнес-процессами

По данным исследовательской компании Gartner в 2018 году мировой рынок информационных технологий вырастет до 3,7 трлн долларов, и при этом корпоративное программное обеспечение останется в лидерах продаж.  Рынок IT-разработок насыщен новинками, но не всегда понятно, что действительно нужно, а без чего бизнес может обойтись. Большинство компаний после инсталляции специализированных отраслевых решений обращаются к системам, повышающим эффективность бизнес-процессов.

Разбираемся с аббревиатурами

Давайте для начала выясним, что обозначают некоторые акронимы, используемые в случае, если речь идет об автоматизации бизнес-процессов.

1) BPMS — это Business Process Management System. Класс программного обеспечения, которое помогает управлять бизнес-процессами в условиях частых изменений. Как и любой софт для управления компанией, BPMS нужна для автоматизации рабочих процессов.

2) CRM-система — Customer Relationship Management, система управления взаимоотношениями с клиентами и продажами.

3) ERP-система — Enterprise Resource Planning. Это программное обеспечение, которое позволяет интегрировать производство и операции, управлять трудовыми ресурсами, финансами и активами с помощью хранения данных в единой системе.

Симбиоз систем

BPM-система может быть объединена с другими, такими как ERP и CRM, и тогда авторы софта дают собственное описание получившемуся продукту. Но в основе остается все та же BPMS.

Разберемся, как работают эти системы и в чем их отличие от аналогов, направленных на автоматизацию работы компании.

BPM-система нужна для реализации концепции BPM в компании. В этом подходе бизнес – это набор процессов, а не функций. Так, BPM-система работает не с отделом продаж, а с процессом продажи, не с отделом закупок, а с процессом управления снабжения. Тогда получаем революционный подход по перенастройке бизнеса, где во главу угла ставится оптимизация и контроль бизнес-процессов предприятия.

Сравним подход BPM-системы с более привычными ERP- и CRM-системами.

Как в последних работают пользователи? Например, у сотрудника стоит задача сформировать заказ клиента. Если последовательность работы пользователя не предопределена системой, документ создается в произвольном порядке. Есть набор функций: открыть форму заказа, выбрать товары, прописать цены, создать клиента, и эти задачи могут быть выполнены в разной последовательности.

В BPM-системе шаг влево или вправо, да, еще и в произвольной последовательности недопустим. Только когда пользователь над системой, у него есть свобода маневрирования. А над ней он находится в момент выбора бизнес-процесса для обработки.

В других программных продуктах главное, чтобы операция была выполнена, в то время как в BPMS сделан акцент на реализации всей комплексной системы действий. Чтобы конвейерная линия работала без перебоев, нужна концентрация на конкретных маленьких шагах в жестко определенном алгоритме выполнения задач.

Варианты  решений

Можно выделить три варианта реализации бизнес-процессов в компании: бумажный, электронный (с использованием учетной системы) и процессный (с использованием BPMS). Рассмотрим, как простая задача согласования счета решается в этих трех подходах.

Бумажный подход

Исполнитель получает счет, относит его в бухгалтерию, где счет вносится в платежную ведомость, которая согласовывается начальником. После получения согласования, счет оплачивается бухгалтерией.

Минус этого подхода в нечетких границах ответственности и непрозрачности этапов, а также в лишних трудозатратах. Если где-то возникла ошибка, например, оплатили сразу 100% стоимости взамен 50%, то сложно определить, на каком этапе возник сбой.

Электронный подход

При таком варианте реализации бизнес-процесса уже используется программное обеспечение, в котором выполняется некое автоматизированное согласование документов. Однако сотруднику приходится в ручном режиме заполнять все необходимые реквизиты счетов, назначать ответственных для согласования, создавать каждый новый этап прохождения документа в системе и обеспечивать контроль его реализации, а затем еще и  отправлять счет на оплату в ручном режиме.

Процессный подход

В случае автоматизации оплаты расходных документов с помощью BMPS в системе назначаются ответственные лица за акцепт счета на всех обязательных этапах и настраиваются для автоматического выполнения маршруты согласования в соответствии с действующей в компании процедурой. Тогда сотруднику остается лишь завести счет на оплату в системе, заполняя все необходимые поля карточки документа, и обеспечить в ней запуск процесса согласования для последующей автоматической оплаты.  После согласования заявки на всех необходимых этапах, система самостоятельно отправит счет на оплату в бухгалтерию. Кроме того, возможно настроить процесс согласования счетов с автоматической категоризацией по типам расходов, с определением достаточности бюджетов подразделений на их исполнение и пр.

Резюме: выбираем BPMS

В BPMS нужно сначала определить логику работы, а затем разбить весь процесс на этапы:

1. создание заявки на согласование счета;
2. непосредственно согласование;
3. получение результата – оплата или возврат на доработку.

Кроме того, систему можно настроить так, чтобы разные суммы оплаты согласовывали разные сотрудники в зависимости от уровня их полномочий.

Другое преимущество BPMS в том, что у каждого пользователя свои задачи и свое место в процессе причем в автоматическом режиме. Если один сотрудник отвечает за создание заявки, то второй и третий – за ее согласование и оплату соответственно. У каждого свой доступный набор функций и задач, и выполнять в системе можно только прописанные этими задачами действия.