Автоматизируем документооборот с помощью Flexbby

Простой электронный документооборот не в состоянии удовлетворить уникальные потребности организаций. Заказчиков больше не устраивает классический функционал бизнес приложений, они хотят получить инструменты, с помощью которых они будут решать свои сложные задачи и управлять бизнесом эффективно. 

В настоящее время в развитии функциональности ИТ-продуктов по автоматизации бизнеса прослеживаются следующие тренды:

• возможность автоматизировать совершенно разные сквозные процессы предприятия благодаря универсальности систем;
• классические системы СЭД, CRM, ERP начинают дополняться функционалом по управлению процессами и перестают быть только учетными системами;
• функционал одних систем становится доступным в других системах. И мы можем видеть CRM системы с подсистемой документооборота или ERP систему с подсистемой управления процессами. 

Некоторые востребованные функции, дополняющие СЭД:

• автоматическое выставление счетов на оплату и автоматическое создание актов;
• автоматизация процессов сбора документов первичной бухгалтерской отчетности;
• автоматизация процесса утверждения контрагента;
• автоматизация контроля исполнения договорных обязательств;
• автоматизация создания и контроля графика платежей по договорам.

Теперь на примере нашего решения СЭД Flexbby One изучим основые возможные области автоматизации:

Концелярия/Делопроизводство:

входящие,исходящие, доверенности, протоколы, приказы, внутренняя нормативная документация, распоряжения, служебные записки, пояснительные записки, поручения и др.

Договорная работа:

согласование договоров, шаблонов, контрагентов; контроль исполнения договоров; пролангация и  автопролонгация договоров

Электронный архив:

хранение бумажных копий документов; потоковый ввод документов (оцифровка бумажных документов); заявки на получение оригиналов

Финансовые документы:

создание актов; выставление счета; контроль получения оригиналов бухгалтерских документов; автоматизация контроля платежей; контроль бюджетов

Продажи, CRM:

работа с клинтской базой; работа с лидами (Lead); работа со сделками (возможностями продаж); работа с заказами и продажами; работа с активностями

Компания Flexbby не занимается программированием Flexbby One под требования каждого клиента. Производится настройка роботов за несколько часов: утром – встреча с клиентом, вечером – настроенный во Flexbby One процесс заказчика. Для того, чтобы правильно настроить решение Flexbby One, необходимо провести анализ процесса работы с входящими документами у заказчика. Хоть большинство поставщиков систем предлагают решения, которые легко настраиваются и позволяют учесть все возможные особенности процессов в компании, но почему-то потом это оказывается не так, и отдельные процессы и задачи требуют прогаммирования. В системе Flexbby One бизнес процессы прописываются не в виде «дерева», а выстраиваются как сеть, и в любой момент могут создаваться новые связи, меняться конфигурация и бизнес логика. И это не требует доработки программного кода, поэтому все изменения, действительно, быстро и незатратно вносятся нами на протяжении всего срока пользования приложением Flexbby One.

Настройка СЭД Flexbby:

Классическая схема внедрения выглядит так:

• Консультанты и/или компания описывают процессы документооборота.
• Выбирается система, удовлетворяющая требованиям по настройке процессов.
• Начинается процесс настройки системы.
• Переделываются и перестраиваются процессы под требования с учетом возможностей системы.

Мы же проектировали механизмы настроек и модификации нашего решения Flexbby One на основе Agile-подхода, что позволяет нам:

• Существенно сокращать сроки внедрения системы.
• После первой встречи с заказчиком настраивать их в системе Flexbby One.
• На первом этапе предвидеть риски несоответствия процессов компании возможностям системы и сообщать об этом заказчику.

Проектируя Flexbby, мы реализовали возможность автоматизировать процессы организации через настройку роботов с существующими в них обработчиками событий и действий системы. Мы также добавили возможность разрабатывать дополнительную бизнес логику в виде add-on скриптов, написанных на Python (их использование в нашей системе скорее исключение, чем правило). 

Но лучше мы вам один раз покажем, как это все работает в СЭД Flexbby One. Рассмотрим процесс «Входящие документы» при работе с несколькими заказчиками, когда процесс следования документа выглядит так:

Роли в этом процессе: 

• Секретарь – это группа сотрудников, которые регистрируют входящие документы;
• Руководитель – это сотрудник, который выносит резолюцию по документу и назначает Исполнителей и Ознакомителей;
• Ознакомитель – это сотрудник, который должен ознакомиться с входящим документом;
• Исполнитель – это сотрудник, который исполняет работу с входящим письмом, готовя соответствующее исходящее письмо от компании.

Роль может быть присвоена как конкретному сотруднику (ФИО), так и закреплена за штатной единицей (должностью) без привязки к конкретному лицу, занимающему эту должность (люди в компании меняются), и, соответственно, группе сотрудников с привязкой к ФИО или штатным единицам.

На этапе тестирования пилотного решения по работе с Входящими документами мы выявили ряд важных моментов, которые позволили нам усовершенствовать Flexbby One:

1. каждый входящий документ имеет определенную категорию (письмо, предписание, заявка и т.д.), и на ее основе можно настроить правила автоматического добавления Исполнителя и Ознакомителя, тем самым разгрузив существенно Руководителя, который ранее назначал Исполнителей.

2. иногда входящие документы необходимо регистрировать задним числом, но не все сотрудники могут это делать. 

3. иногда входящий документ относился к категории Договоры. Поэтому его нужно было связать с объектом Договор;

4. необходимо было настроить множество проверок, чтобы минимизировать ошибки пользователя при регистрации документа в системе.

Перед настройкой процесса по регистрации документа в системе для начала настраиваем два Справочника: Состояния и Роли. Состояния – это простой справочник в системе, который един для всех процессов:

Настраиваем Роли: 

Одним из преимуществ СЭД Flexbby One является то, что процесс настраивается отдельно и потом связывается с типом документа. Настроенный процесс можно использовать для неограниченного количества настраиваемых типов документов, что существенно упрощает и удешевляет настройку. Обычно в компании выделяется 3-4 шаблонных Процесса, по которым документы направляются на согласование, ознакомление, резолюция и т.д. В основном большая часть документов незначительно отличается параметрами и шаблонами друг от друга. Поэтому Процессы можно настроить один раз, а затем без ограничений использовать и донастраивать в документах.

Теперь настраиваем процесс Входящего документа:

Так выглядит настроенная схема Процесса в СЭД Flexbby One. Цифры в скобках показывают сколько документов находится в данном Состоянии. Красные квадраты показывают, что есть документы в Состояниях, из которых не настроен переход.

Система настолько гибкая, что позволяет перенастраивать процессы, даже если по ним документы находятся в работе: бизнес администратор отслеживает документы, которые застряли в системе, делает временные настройки, чтобы их включить в исполняемый процесс, или, как вариант, вообще, удалить из системы или заархивировать, чтобы потом осуществить их повторный запуск, но уже по настроенным вновь процессам.

Вернемся к настройкам Ролей в Процессе и настройке Переходов, которые являются одними из важных. Начнем с настройки Ролей.

Мы уже определили Роли в глобальном справочнике в системе. Затем для конкретного Процесса мы определяем, кто эту Роль может исполнять:

Если настроить для конкретного сотрудника, то в случае его увольнения, документы, которые попали к нему, будут ожидать решения данного сотрудника, но для таких ситуаций в системе предусмотрена возможность условного или безусловного делегирования решений или замещение.

Далее для Процесса настраиваются Переходы и определяется Роль/Роли, которые могут осуществлять Переходы.

Для Перехода определяется начальное Состояние и конечные Состояния, в которые будет осуществлен Переход.

Для Перехода определяется название кнопки Перехода:

и результат Перехода, который будет записываться в историю Документа:

Следующей важной настройкой является условие Перехода, и здесь есть несколько вариантов:

Допустимый участник

Эта опция позволяет настроить количество людей из Участников, которые должны осуществить этот Переход. Самый простой случай, когда у нас один участник, и он один принимает решение. Но во многих организациях, а особенно, где много полномочий делегировано среднему звену управления, необходимо, чтобы, например, два человека из трех приняли это решение. В этом случае заявки на затраты подтверждаются минимум двумя менеджерами твоего уровня. Можно настроить, что сотрудник добавляет трех Согласователей, если двое из них подтвердило Документ, он действует дальше, не дожидаясь решения третьего.

Достигнутый процент 

С помощью этой настройки можно установить процент принявших решение, необходимый для осуществления Перехода. Если установить 100%, то все участники Процесса должны проголосовать за данное решение.

Максимальный процент 

Решение, которое принимается большинством голосов.

Участник с наивысшим приоритетом 

Данная настройка позволяет настроить Переход таким образом, что решение по Переходу будет принято на основании приоритета участника. Иногда в процессах согласования документов у руководителя есть право согласовать документ, даже если другие участники приняли другое решение.

Автопереход в случае отсутствия участников

Позволяет настроить процесс таким образом, чтобы определенные Состояния согласования пропускались. Например, шаблонный договор согласуется юристами и бухгалтером, только в том случае, если к нему есть протокол разногласия. Следовательно, с помощью обработчика Flexbby One можно настроить добавление Cогласователей в случае, если инициатор договора подгрузил протокол. Если протокол не подгружен, то система автоматически согласует шаблонный договор и отправит его на подписание.

Закрыть диалог при принятии данного решения

Настраивается автоматическое закрытие диалога (окна) документа, когда принято решение.

Запомнить решение участника в случае повторного решения

Позволяет запоминать решения. Это необходимо, когда документ может ходить по кругу, и мнения проголосовавших людей уже учитывать больше не надо.

Дождаться решений всех участников

Позволяет настроить возможность ожидания всех решений участников, даже если по другим условиям достигнут критерий Перехода (требуемый Процент проголосовавших, например). 

Следующая настройка, которую необходимо сделать, это собственно настроить тип Документа. В настройке типа Документа определяются следующие параметры:

– Процесс, по которому направляется и движется Документ (настроили выше):

– Тип связи, который рассмотрим отдельно ниже. Это очень важный элемент СЭД Flexbby One. Он позволяет гибко настраивать связи между объектами в системе и Роль объектов в Документах. Область применения – многосторонние договоры или сложные b2b продажи, где кроме покупателя, еще есть 3-4 юридических лица, вовлеченных в сделку, и продавцу необходимо учитывать влияние всех сторон.

– Далее настраиваются Бизнес правила, Интерфейс, Типы файлов, Шаблоны печатных форм, переопределяются Участники Ролей процесса.

Итак, настроим объект Связи СЭД Flexbby One. Как мы уже говорили, Входящий документ у нас будет связан или с физическим лицом, или с юридическим лицом, или еще может быть связан с любым договором, например. 

Сначала настраивается Роль Связи. В нашем случае надо настроить две Роли: «От кого» и «Договор». Роль «От кого» – может включать для рассматриваемого кейса 3-х участников.

Внутри Роли много настроек, в деталях описывать не будем.

Основная настройка Роли Связи – это выбор обьекта (в системе написаны на Python). Если кратко, то Связи позволяют связывать любые объекты в Процессах без дополнительной разработки кода и обеспечивать обработку бизнес логики.

Пример таблицы доступных классов обьектов:

Пример отображения реализованного класса на Python в Интерфейсе системы:

Далее настраиваем саму Связь, которая и будет уже указываться в настройках объекта (в типе Документа):

Связь состоит из Ролей, которые определяются классами обьектов. Указывается приоритет отображения в интерфейсе Связи, минимальное и максимальное допустимое количество объектов в Связи, возможность скрывать Связь в отображении таблицы объектов и преобразования Связи. Очень важный функционал, который необходим, когда Процесс одного документа порождает другой. Например, когда из договора автоматически создаются счета, настраивается преобразование, таким образом, что Связь одного объекта автоматически трансформируется в Связи другого.

Как это выглядит в карточке объекта, если настройка Связи – «От кого» + «Договор»:

Если просто «От кого» без Договора:

Связи обеспечивают большую гибкость в конфигурации системы, позволяют настраивать бизнес логику заказчиков, которую при проектировании системы даже сложно предложить.

Например, одному заказчику Flexbby потребовалось связывать договоры на обслуживание офисов с договорами аренды офиса. То есть обеспечить проверку того, что договор на обслуживание офиса не может быть заключен, если нет действующего договора на аренду офиса. Или еще пример, компании-заказчика, которая осуществляет продажу через юридические лица, находящиеся в разных странах. При этом они связаны больше управленчески, и в сделках нужно было указывать, через какое юридическое лицо будет оплата. На основании выбора определенной компании создавался инвойс и отправлялся по нужному маршруту. И еще один кейс. Не все продавцы могли продавать через все юридические лица, а если продавец указывал неутвержденное для него юридическое лицо, то такая сделка требовала дополнительное подтверждение.

Настраиваемые параметры

Позволяют настроить набор полей различного типа, которые отображаются в Карточке документа. Пример того, что мы видим в Карточке документа:

Как это выглядит в настройках (список всех параметров):

Пример настройки одного параметра. Чуть ниже мы расскажем, как обрабатывать значения параметров при настройке бизнес логики процесса:

Обработчики (Event Handlers) и Действия (Actions) – это, можно сказать, основа СЭД Flexbby One.

Обработчики мониторят события, которые происходят в системе, и в зависимости от Условий производят определенные Действия.

Создавать и расширять бизнес систему, используя концепцию Обработчиков (Event Handlers), как показывает наш опыт, гораздо проще. Если мы какие-то кейсы не учли или даже о них не подозревали, то их впоследствии можно добавить еще одним Обработчиком. Например, необходимо уведомить главного инженера предприятия, если в определенном типе договора создана новая версия спецификации. 

Разберем простой Обработчик, который обрабатывает необходимость внесения даты ответа на Входящее, если выбрано «Требует ответа» (чуть выше мы завели эти параметры). Он срабатывает на Событие, когда Процесс меняет Состояние – Событие «Move».

Наша система обрабатывает несколько десятков типов Событий, и мы это постоянно расширяем, если встречаем какие-то уникальные случаи у наших заказчиков. Большинство других систем обрабатывает только два События – Создание (Create) и Изменение (Change).

Дальше мы накладываем Условия и проверяем значения полей связанных объектов. И прописываем Условия срабатывания Обработчика и Действия, которые должны выполниться.

СЭД Flexbby One предоставляет возможность сформировать неограниченное количество различных Действий, если что-то встречается нестандартное, то можно написать скрипт на Python и выполнить его, если произошло определенное Событие. 

При нажатии кнопки «Зарегистрировать» отображается Уведомление, и Процесс не переходит в следующее Состояние до тех пор, пока не будут внесены все данные:

Немного о настройках интерфейса СЭД Flexbby One

Flexbby One позволяет скрывать объекты Карточки Документа в зависимости от Условий, состояния Процесса, Роли пользователя и т.п. Можно гибко настраивать различные бизнес правила.

Данная настройка скрывает таблицу Исходящие документы, если значение параметра требует ответа «Установлено «Нет»».

Параметр требует ответа «Установлено «Да»».

Параметр требует ответа «Установлено «Нет»».