Автоматизация электронного архива ведет бизнес в будущее

Помните, как еще лет десять назад в художественных фильмах показывали нелегкую работу какого-нибудь бухгалтера или референта: пятничный вечер, человек в предвкушении выходных радостно берет портфель с рабочего стола, направляется к выходу, но вдруг ему на стол от начальства падает огромная стопка папок и бумажек с требованием разобрать это до понедельника и сдать в архив. Печаль и страдание на лице героя.

Как выбрать свою систему электронного архива?

В России некоторые организации еще действуют по старинке – перебирают папки и занимаются содержанием больших помещений с полками, заваленными документами. Но постепенно с каждым днем таких компаний становится меньше. Основной помощник в избавлении от пережитка прошлого – автоматизация электронного архива, который сохраняет информацию в цифровом виде.

Автоматизация электронного архива всегда начинается с выбора. Сначала предстоит решить, как вы хотите содержать ваши документы: желаете ли оставить часть бумаг – тогда вам подойдет автоматизация электронного архива, исполняющая учетные функции для бумажных вариантов. Или же вы хотите полностью перевести свой документооборот в цифровой вид и хранить важные сведения только так – тогда потребуется более сложная автоматизация электронного архива.

Важны также для выбора системы и такие параметры, как состав документов: электронные бумаги, видео или фотоматериалы, проекты, контракты, клиентские дела, финансовые сведения и т.п. Каким образом создается документооборот, в цифровом ли варианте или изначально на бумаге, а также объем архива и как, кем он используется.

Какие бонусы дает автоматизация электронного архива?

Автоматизация электронного архива на крупном предприятии может занять немало времени, но оцифровав все хранящиеся у вас документы, избавившись от лишнего хлама, беспорядка, затрат на содержание бумажного архива, нервотрепки из-за потерянных, испорченных бумажек, вы, как говорится, почувствуете разницу. В чем она? Вот только некоторые основные бонусы:

1. Автоматизация электронного архива позволяет безопасно хранить практически любое количество документации и находить нужный файл в течение нескольких секунд сотруднику вне зависимости от его геолокации с любого носителя через веб-клиента или мобильное приложение.

2. Автоматизация электронного архива оптимально систематизирует и структурирует всю документацию предприятия.

3. Автоматизация электронного архива ускоряет в разы, поддерживает и оптимизирует бизнес-процессы предприятия, связанные с обработкой документации, в то же время защищает важные сведения, распределяя доступ к ним в зависимости от полномочий сотрудников.

4. Автоматизация электронного архива избавляет от потери и порчи важных бумаг.

5. Автоматизация электронного архива не требует штудирования и чистки, система сама архивирует файлы, если в этом есть необходимость.

6. Автоматизация электронного архива помогает хранить только необходимое – по истечению регламентируемого срока устаревшая информация уничтожается системой.

Неужели вы еще думаете над способами хранения? Тогда мы расскажем вам о том, что современные системы электронных архивов, например, Электронный архив Flexbby, еще умеет защищать документы штрихкодами/QR-кодами. Эти возможности позволяют быстро находить документ в системе Flexbby после считывания сотрудником штрихкода/QR-кода специальным удобным ручным сканером. Также Электронный архив Flexbby One поможет создать единое информационное пространство о взаимосвязях документов, что обеспечит компанию всей необходимой информацией в кратчайшие сроки. А благодаря интеграции с другими внешними хранилищами документов и сервисами на этапе внедрения Электронного архива Flexbby One сотрудники компании получат доступ ко всем документам в одной системе.