Автоматизация документооборота для согласования договоров

Ведение документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договоров, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок, контроля соблюдения обязательств сторон. Полный цикл работы с договором – это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок в ходе работы с договором и весьма размытые сроки его введения в силу. Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

В чем же плюсы СЭД?

СЭД – система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров. Но, прежде чем, внедрять электронный документооборот, необходимо разработать положение о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Первый этап автоматизации – подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания. При внедрении автоматизации документооборота, вы можете создавать несколько подобных шаблонов и настраивать их таким образом, чтобы для редактирования были доступны только необходимые поля. Подобный конструктор шаблонов ускорит в том числе и процесс движения договора между согласующими лицами. Так как их перечень можно установить в зависимости от типа, предмета, подписантов договора и др.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования. На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования. После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

На этапе подписания договора контрагентом, система безопасности СЭД исключает риски подлога и фальсификации договора, имея возможность интеграции с определителем текста и сверки подписанного документа с оригиналом. Дальнейшее хранение договоров предусматривает уровни доступа, исходя из которых возможна та или иная работа с документом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами. Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно. Если при этом СЭД представляет собой роботизированную технологию, то есть, когда всеми процессами самостоятельно и в автоматическом режиме управляет интеллектуальный робот, тогда компания получает дополнительные преимущества. Например, система электронного документооборота Flexbby от флексби, внутри которой находится умный робот-бот, позволяет увеличить производительность в 4 раза и снизить себестоимость на 65%. С помощью него возможно вносить изменения в уже автоматизированные бизнес-процессы и добавлять новые. Это особенно актуально при частой смене модели ведения бизнеса компании, а это неизбежно в условиях быстро меняющейся конъюктуры рынка. Именно с такой разработкой можно обогнать конкурентов на 3-5 лет вперед и соответствовать при этом современным мировым трендам, предъявляемым к IT-инфраструктуре компании.

Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.