Автоматизация бизнес-процессов: электронный документооборот в банке

Документооборот в разных организациях отличается масштабностью и значимостью. В банковской сфере система обращения бумаг сложна, многоэтапна и сильно зависит от структуры организации. Банки всегда предпочитали работать с бумажными оригиналами и копиями, но в последние десять лет все большее число данных финансовых учреждений отдают предпочтение цифровым файлам, внедряя в свой бизнес систему электронного документооборота (СЭД).

В чем особенности банковского документооборота?

Оказание финансовых услуг, которые предлагает эта сфера, влекут за собой юридические обязательства: договоры, залоговые по кредитам, контракты на финансовое обслуживание физических и юридических лиц, отчетность по платежам и переводам, данные о покупке-продаже валют и т.п.  – все эти бумаги должны иметь заверяющую подпись.

Также банковская деятельность отличается тем, что документация в ней, как правило, распределена по  двум потокам: операционный и административный (хозяйственный). Первый связан с клиентами банка: выдача, обслуживание кредитов, открытие, закрытие счетов, выписки, обмен и покупка валюты и т.п. Второй поток – внутреннее обращение банка и всех его отделов: бухгалтерского, юридического, отделов маркетинга, кадров, аналитики. Помимо этого, документация делится на фронт-офис – ее заполняют при непосредственном общении банковского служащего с клиентом и бэк-офис – все, что происходит без непосредственного участия клиента, включая внутренний документооборот банка и согласование договоров.

Зачем электронный документооборот нужен банкам?

Система электронного документооборота необходима в банковской сфере, потому что она может:

• работать с разными потоками документации, максимально оптимизируя во времени всю циркуляцию банковского документооборота. Подписи, резолюции, печати – с бумажным вариантом их сбор мог занять часы, дни и недели. Автоматизация сэд позволяет создать, заполнить, подписать цифровой подписью и получить готовый документ, не вставая из-за рабочего стола. Благодаря этому, СЭД дает полную прозрачность по движению и согласованию тех или иных цифровых бумаг.
• взаимодействовать с базами данных и документооборотом других финансовых организаций, что экономит время и средства на доставку.
• при соблюдении всех условий давать документу, заверенному цифровой подписью, юридическую силу.
• обеспечить безопасность и контроль всей документации банковской системы. СЭД исключает несанкционированный доступ к любым бумагам, хранящимся в электронном виде, их потерю, порчу или хищение, полностью контролируя права доступа работников банка к финансовым и прочим документам. СЭД дает возможность отследить все действия сотрудников в отношении файлов, что делает весь документооборот абсолютно прозрачным.
• контролировать и оптимизировать работу всех сотрудников организации, отслеживать сроки исполнения, кадровую занятость, получать статистику по количеству и качеству выполненных задач, позволяя отслеживать данные по каждому подчиненному, что по статистике увеличивает эффективность работы коллектива банка на 10-15%.
• избавить банк от содержания документации в архивах и существенно сэкономить средства организации.
• экономить деньги, которые раньше тратились на закупку бумаги, ручек, карандашей, обслуживание принтеров и ксероксов.
• позволить ускорить все бизнес процессы в банковской сфере: после завершения работы с документом одним сотрудником, он сразу же продвигается на другой уровень к следующему специалисту.
• в кратчайшие сроки предоставить доступ сотруднику через свой интерфейс к нужной информации и удаленно работать с бумагами в электронном виде.
• оперативно предоставлять справочную информацию по каждому документу.
• сократить время на обслуживание клиентов банка до минимума, тем самым повысив качество предоставляемой услуги.

Почему иногда не нужно экономить на системах электронного документооборота?

На сегодняшний день системы автоматизации документов - один из самых востребованных ИТ-продуктов в банковской сфере. Внедрение сэд значительно облегчает работу всей организации. Проблемы могут возникнуть лишь при неправильно подобранном программном обеспечении и некачественной поддержке. Именно поэтому в банковской сфере автоматизация документооборота часто реализуется поэтапно, с тестированием каждого отдельного бизнес процесса. Это может занять дополнительное время и потребовать дополнительных вложений. Но в конечном итоге все затраты оказываются оправданными.

Когда компания Флексби внедряла модуль – Электронный документооборот Flexbby в банке, был проведен тщательный аудит всех бизнес процессов и оказан профессиональный IT-консалтинг. Такая качественная предварительная работа была необходима, так как до этого в банке не было подобных систем и опыта их внедрения. Кроме того, система электронного документооборота Flexbby обладает большими возможностями по функционалу, которыми банк при написании технического задания воспользовался лишь на 50%. Когда Flexbby провела аудит требований банка, то смогла предложить иной механизм реализации описанных бизнес процессов, в том числе предложив дополнительные возможности системы электронного документооборота Flexbby, которые значительно их упрощали. Конечно, внедрением системы Flexbby Workflow банк остался доволен и использует программу до сих пор, так как если говорить, например, об эффективности работы подразделений банка, то она увеличилась в два-три раза.