25 признаков того, что компании пора автоматизировать бизнес-процессы

Многие организации экономят свои средства и не оптимизирует бизнес-процессы.

А потому либо выполняют операции вручную, либо используют ограниченный функционал стандартных учетных программных продуктов, которые лишь аккумулируют информацию и проводят некоторые общие подсчеты. В случае увеличения объемов бизнеса, и, как следствие, числа операций и данных, уже невозможно обойтись без специализированных BPM (Business Process Management) и BPA (Business Process Automation) систем. Для того чтобы не дойти до критической точки сбоев в бизнес-процессах, стоит обратить внимание на первые признаки необходимых изменений в автоматизации операций:

• Вы до сих пор ещё получаете согласование или резолюцию на бумаге, распечатав приказ и затем потратив время на этот долгий процесс.

• Ваши бизнес-процессы нелогичны, разобщены и порой дублируют друг друга, а, часть из них уже и вовсе не нужна.

• Ваши ИТ решения для автоматизации решают не все бизнес-задачи и даже не могут быть настроены для этого.

• Вы хотите расширять и развивать бизнес, но с теми разработками, которыми вы пользуетесь, вы не понимаете, куда идти, как это правильно делать, какой результат вы получите.

• В вашей компании ведется несколько параллельных проектов по расширению функционала ИТ-структуры. При этом зачастую задачи этих проектов противоречат или дублируют друг друга.

• Вы все время дорабатываете свое программное обеспечение, причем все и сразу. У вас очереди из необходимых нескончаемых модификаций. И вы все время догоняете рынок и его требования.

• Пользователям всё сложнее становится разбираться с тем программными продуктами, которые у вас уже работают, несмотря на понятные, но очень объемные инструкции для сотрудников по работе в системе.

• У вас есть проблема, связанная с разрозненностью ИТ-систем, функционал которых можно было бы объединить в одной разработке.

• Подразделения вашей компании взаимодействуют неэффективно, при этом дублируя частично работу друг друга или что-то не выполняя вовсе.

• В течение одного рабочего дня сотрудники обращаются одновременно к нескольким ИТ-системам, чтобы провести операцию или сделку от начала до конца.

• Вам совершенно непонятно, как дальше работает процесс, когда он выходит за рамки одного департамента. Это же правило касается всех других подразделений.

• Недавно завершился проект по внедрению новой или модификации существующей ИТ-системы. И Вы потратили на это два года, а уже требуется новые изменения, исходя из текущих актуальных бизнес-задач.

• Вендор используемой Вами системы автоматизации бизнес-процессов выставляет многомиллионные счета за проведение дополнительных нужных Вам доработок.

• Вы уже инвестировали большие денежные средства в ваши проекты по улучшению программного обеспечения, хотя изначально планировали потратить значительно меньше

• Вы надеялись, что улучшение ИТ-системы решит многие вопросы, но на деле это оказалось далеко не так. Вам предстоит снова вложить деньги в доработки, которых Вы не планировали.

• Ваш бизнес меняется и те системы, которыми Вы пользуетесь не отвечают Вашим потребностям. Вы хотите автоматизировать весь ручной труд ваших сотрудников, работать только с одной системой, производить все необходимые доработки в кратчайшие сроки и с минимальными затратами.

• Сотрудники разных подразделений вводят многократно в различные системы одни и те же данные, так как они не синхронизируются между собой и их интеграция невозможна. 

• Вы не знаете, что такое «мобильность», так как процессами можно управлять только в офисе и только со своего рабочего места.

• У вас нет электронного архива документов, а это усложняет задачу по поиску нужного документа.

• Или же найти нужный документ в вашей системе документооборота задача не из легких. Программное обеспечение «тормозит», не выдает связок с другими необходимыми документами, да, и сам процесс поиска затруднителен – неудобные фильтры, нелогичность в последовательности выполняемых операций, сложный пользовательский интерфейс.

• Чтоб восстановить хронологию событий по проекту или найти необходимые данные для работы, сотрудники тратят полдня, обращаясь за помощью к коллегам или же занимаясь долгим поиском в ИТ-программах. И это несмотря на то, что вроде бы у Вас совсем недавно была установлена некая понятная и удобная CRM-система и внедрен электронный документооборот.

• Многие работники погрязли в таблицах, электронных письмах, так как нет структурированной информации в учетных ИТ-системах или же из них невозможно выгрузить данные в нужном табличном формате.

• Более трети рабочего времени ваших сотрудников тратится на согласование вопросов, документов, контрагентов, чтобы после отразить это в ИТ-системе, которая неспособна выполнять этот функционал в автоматическом режиме.

• Вы уже потратили кучу денег на внедрение ERP-системы. Но это не решило Ваших вопросов и не закрыло бизнес-потребностей.

• Ваши сотрудники до сих пор не хотят работать со сложными или устаревшими программными продуктами, которые не отвечают бизнес-потребностям. И для этого их надо стимулировать дополнительно.

Если Вашу ситуацию характеризуют все 25 причин, то начните интересоваться предложениями рынка BPM и BPA-систем как можно скорее, чтобы предотвратить негативные последствия для вашего бизнеса. Воспользуйтесь положительным опытом внедрения своих партнеров или конкурентов, оцените предложения разработчиков этих решений, выберите тот вариант, который оптимизирует работу вашей компании и принесет положительные результаты в виде увеличения продаж, прибыли, клиентской базы. Ведь системы автоматизации бизнес-процессов сейчас доступны как малому, так и среднему бизнесу при том, что их возможности на порядок выше, чем несколько лет назад.