10 причин для создания электронного архива в компании

Ни один бизнес, ни одна организация не обходятся без архива, хранящего нужные и важные документы – финансовые, юридические, кадровые. Только у кого-то этот бумажный склад занимает целые здания, а у кого-то хранится на сервере в электронном виде. Как лучше, как правильнее, как выгоднее содержать документы? В чем преимущество электронного хранения? Давайте разбираться.

Бумажный или электронный архив?

Еще лет 20 назад в каждой организации стояли шкафы, комнаты или огромные площади с полками, заполненными сверху до низу папками-скоросшивателями с множеством бумаг. Проектно-конструкторская документация, переписки, счета, подшивки, счет-фактуры –  все они рано или поздно поступают на хранение. Для их содержания снимаются целые помещения, аренда и обслуживание которых, требуют немалых вложений. В таком месте одну нужную бумажку можно было искать весь рабочий день, неделю, а иногда и месяц. Случалось и так, что документ не находится – утерян, утрачен, испорчен неправильным хранением и т.д.

Сегодня бумажный архив – неэффективный архаизм. На западных предприятиях многие уже давно отказались от работы с бумажными документами. В России цифровая архивация только набирает обороты. Современный ритм, автоматизация бизнес-процессов требуют более оперативной, комфортной и структурированной работы. Чтобы избавиться от такого пережитка прошлого как бумажный архив был создан его цифровой аналог, электронный архив – система автоматизации для удобного, безопасного хранения документов различных форматов, типов и размеров.

Электронный архив помогает упорядочить, систематизировать и хранить всю документацию предприятия, оптимизирует расходы на содержание и использование сотрудниками заархивированных файлов, предоставляет оперативный доступ работников в зависимости от их прав и полномочий к документам. У электронного архива множество преимуществ, благодаря которым данная система пользуется популярностью у корпоративных клиентов. Мы решили выделить 10 основных из них, которые в первую очередь показывают эффективность цифрового архива по сравнению с его бумажным аналогом.

Зачем бизнесу электронный архив?

• Удобство. Все файлы систематизированы и оцифрованы, с любым документом можно работать в его электронной версии: редактировать, изменять формат, делать копии и т.п.
• Эффективность. Компания, имеющая филиалы по всей стране и за рубежом, часто запрашивает в центральный офис те или иные сведения на оригиналах. Доставка этих бумаг занимает не только много времени, но и является очень затратным мероприятием. При оцифровке оригиналов эти затраты сводятся практически к нулю.
• Качество. Длительное пребывание документов в обычном архиве без потери качества и потери части бумаг невозможно. Бумажный лист ветшает, печатный текст выцветает. Все – от счетов до небольших заявок приходит в негодность, теряется. Электронный архив избавляет от этих проблем.
• Безопасность. Архивы горят, их может затопить, часть важных сведений будет безвозвратно утеряна. Электронный архив защищает от чрезвычайных ситуаций, поскольку в большинстве систем делаются резервные копии. Кроме того, в электронном архиве предусмотрен ограниченный уровень доступа для каждого работника.
• Экономия средств. Это одно из ключевых преимуществ электронного архива в большом бизнесе, так как его внедрение существенно сокращает накладные расходы. Для бумажного хранения требуется большая площадь, и порой компаниям приходилось снимать для этого целые здания и платить за аренду и обслуживание большие суммы. Электронный архив могут обслуживать один ли несколько IT-специалистов.
• Экономия времени. Экономия времени на поиск нужного документа – также одно из ключевых преимуществ электронного архива. В нем можно найти любой документ за считанные секунды, напротив, в бумажном архиве поиск нужной бумаги может занять день, неделю и даже месяц. Представьте, что в некоторых структурах, например, в бухгалтерском деле, различные документы из архива могут требоваться постоянно. И сколько времени будет сэкономлено на поиске. Все операции с оцифрованным текстом можно также производить значительно быстрее: его можно скопировать, распечатать, отправить по почте.

• Экономия пространства. Если компания хранила папки-скоросшиватели с документами на территории своего основного здания, то отказ от бумажного архива в пользу электронного помогает высвободить большое пространство, например, для размещения новых сотрудников.
• Экономия трудозатрат. Быстрый доступ к файлам с помощью электронного архива сохраняет сотрудникам массу рабочего времени, которое они могут потратить на более эффективную и продуктивную деятельность. Благодаря электронной подписи экономится время, которое раньше тратилось на волокиту с «живыми» подписями вышестоящего начальства.
• Самоочистка. Большинство электронных архивов способны контролировать собственную заполняемость: периодически программа проводит экспертизу ценности документов и часть из них предлагает уничтожить за ненадобностью или по истечению срока хранения.
• Снижение налоговых рисков. Организация, осуществляющая хозяйственную деятельность, сталкивается с проведением налоговых проверок, во время которых часто требуются подлинники финансовых документов. Были случаи, когда крупным корпорациям приходилось подвозить в налоговую документы на грузовой машине. После установки электронного архива все необходимые сведения возможно пересылать по e-mail. Помимо очевидной экономии на бумаге и рабочем времени, можно существенно сократить издержки на штрафы от налоговой за ошибки в тексте, которые непременно появляются при бумажном документообороте.

Электронный архив – это важная и нужная инвестиция для любого вида бизнеса, которая, как говорит статистика, окупается уже в первый год эксплуатации. И сейчас некоторые разработчики предлагают системы по созданию электронных архивов, которые предоставляют возможность использования штрихкодов/QR-кодов. Такой разработкой является Электронный архив Flexbby One от компании Флексби, сколковского резидента.

Электронный архив от Flexbby помогает компаниям облегчить поиск документов и автоматизировать их категоризацию благодаря используемым штрихкодам/QR-кодам в качестве защиты документов. То есть Электронный архив Flexbby One распознает документ после сканирования пользователем штрихкода/QR-кода, а затем система определяет – в какой папке из библиотеки системы его сохранить или какой бизнес-процесс с вовлечением определенных сотрудников начать (согласование, ознакомление, подписание и т.д.). И даже если компании одномоментно надо распознать несколько сотен или тысяч документов, то компания Flexbby настроит поточный ввод документов со сканера по штрихкодам/QR-кодам в систему Электронного архива Flexbby One. Далее система самостоятельно произведет в автоматическом режиме все необходимые действия с этими документами.