Не важно сколько зарабатывает компания – важно, как она их тратит. Автоматизация закупок в организации с помощью Flexbby

Написал(а): Be Flexbby 1 неделя, 5 дней назад в CRM, Бизнес процессы, Документооборот, настройка бизнес-процессов, Продажи

В настоящее время информационное пространство переполнено огромным количеством статей, связанных с продажами, CRM системами, оптимизацией продаж, привлечением клиентов и т.п. 

Но это лишь часть айсберга под названием «Организация» и её бизнес процессов. 

Важным элементом любой бизнес системы являются закупки. 

Закупки – это не отдел снабжения.

Закупки – это выстроенный процесс выбора наиболее оптимальных поставщиков для компании, который позволяет максимально быстро, дёшево и прозрачно выбрать поставщика – начиная от поставщиков услуг, связанных с уборкой офисов, до компаний, поставляющих сложные интеграционные и производственные решения.

Другим важным и позитивным моментом наличия прозрачных процессов закупок является хорошая деловая репутация, так как ваши партнеры точно знают:

  • На каком этапе находится закупка,
  • Когда планируется подписание контракта,
  • Какие документы, обоснования и т.п. необходимо предоставить.


Более того, выстроенный процесс закупок позволяет существенно экономить деньги компании, так как, согласно некоторым исследованиям, на закупки приходиться до 70% всех издержек предприятия. 

Закупки, в общем-то как и продажи, с точки зрения процессного подхода совершенно по-разному протекают в организациях, и чем успешнее организация, тем более качественно у них выстроен процесс закупок.


Почему это так?

Прозрачные процессы практически исключают злоупотребления полномочиями, а также упрощают внутренний и внешний аудит. 
В зависимости от суммы закупки можно организовать и автоматизировать различные процессы согласования поставщика, проведения тендерных процедур, заключения рамочных и типовых договоров оказания услуг и поставок. 

Выстроенные процессы закупок позволяют привлечь наиболее эффективных и инновационных поставщиков. 

Для ИТ-решений это очень важно, так как системы быстро устаревают, и если не смотреть по сторонам, то можно остаться с поставщиком устаревшего решения. 
Правильно выстроенная процедура закупок всегда подразумевает привлечение в конкурс как минимум 2-х или 3-х альтернативных поставщиков технологий.
Конечно, действительность вносит свои коррективы. Как часто бывает во многих ИТ-конкурсах, поставщик технологии уже априори определен. Конкурс (закупка) проводится формально и для того, чтобы определить, кто будет осуществлять финансовые транзакции. 
Если это происходит, то потому, что процессы закупок выстроены неправильно. В любом случае должно быть техническое обоснование, почему выбирается безальтернативный поставщик технологий, протокол рассмотрения альтернативных технологий, оценки рисков ее использования, стоимости перехода, выгод и т.п. 
И только после этого комиссия ИТ-закупок должна определить безальтернативность поставщика технологий.

На процессы закупок в организации можно смотреть по-разному, и, как и в продажах, бывают как небольшие, редкие закупки на небольшие суммы, так и долгие тендерные процедуры на многомиллионные и/или даже многомиллиардные поставки. 

Как правило, это зависит от того, какие контракты чаще всего заключает организация:

  • Рамочные контракты на поставку сырья;
  • Рамочные контракты на поставку компонент;
  • Финансовые услуги;
  • ИТ услуги, программное обеспечение;
  • Расходы на офис;
  • Строительство и т.п.


Как и в продажах, придётся выстраивать несколько процессов закупок по направлениям, для которых и необходимо будет выбрать систему автоматизации.

Для выбора поставщиков сырья и компонентов необходимы:

  • Автоматизация процессов проведения тендеров;
  • Проверки благонадежности поставщиков;
  • Анализ их финансовой устойчивости и т.п.


Для небольших, разовых, редких закупок достаточно:

  • Проведения процедуры сверки цен;
  • Упрощённой процедуры заключения контракта, согласования оплат и актирования;
  • Для небольших закупок можно предусмотреть подписание шаблонного договора, заранее согласованного юристами вашей компании, что существенным образом сокращает время заключения контракта и получения услуг и товаров.


Для ИТ-закупок можно также описать и автоматизировать процессы, которые будут выделять основных технологических поставщиков (вендоров), запускать процессы приглашения альтернативных поставщиков в закупки, что позволит анализировать новые технологии на рынке и существенно снижать стоимость у текущего поставщика.

С чего мы начинаем автоматизацию ваших закупок:

  • Определяем, какие виды закупочных процедур реализованы в вашей компании;
  • Что вы покупаете, когда вы покупаете и кто за это отвечает;
  • Каким образом вы сегментируете поставщиков;
  • Как происходит проверка и согласование потенциального поставщика;
  • Есть ли упрощенные процедуры для небольших закупок;
  • Каким образом выстроен процесс заключения договоров по согласованным шаблонам;
  • Каким образом выстроен процесс согласования бюджета закупки;


После того как вы опишете эти процессы, можно начинать описывать функциональные требования к системе автоматизации закупок. 

Основные модули системы закупок должны включать в себя:

  1. Единую базу поставщиков;
  2. Единую базу контактных лиц поставщиков;
  3. Процесс согласования поставщиков;
  4. Процессы согласования закупок;
  5. Процессы планирования и контроля финансов;
  6. Проведение тендерных процедур;
  7. Подписание и заключение договоров;
  8. Электронный и физический архив;
  9. Учет первичной финансовой документации;
  10. Подсистему управления процессами.


Решения для автоматизации закупок от Flexbby

В решение Flexbby One входит специальный модуль для управления закупками, который позволяет автоматизировать процедуры закупок, согласования контрагентов, заключения типовых и нетиповых договоров, согласование и контроль оплат, учет и архивное хранение оригиналов договоров, а также первичных финансовых документов.

Единая база поставщиков

Решение Flexbby позволяет: 

  • Автоматически заполнять карточки контрагента из базы данных ЕГРЮЛ;
  • Находить дубли в режиме реального времени;
  • Производить объединение карточек юридических лиц в случае появления дублей в системе;
  • Вести учёт сотрудников компаний контрагентов и их должностей;
  • Хранить всю информацию по поставщику в одном месте (тендеры, в которых он участвовал, заключенные договора, графики платежей, финансовые документы, акты, счета, счет фактуры, товарные накладные и т.п.).

Пример карточки юридического лица.

Единая база контактных лиц.

В решениях Flexbby предусмотрена единая база контактных лиц. Контактные лица (физические лица) связаны с юридическими лицами через должность сотрудника, что позволяет отслеживать перемещение сотрудников между вашим контрагентами, избегать дублей, организовывать более эффективное персональное взаимодействие с людьми.

Пример таблицы физических лиц.

Пример карточки физического лица.

Процесс согласования контрагента

Модуль согласования контрагентов позволяет гибко настраивать: 

  • Матрицу согласования (кредитные лимиты, отсрочки, способы доставки и т.п.);
  • Анкету контрагента;
  • Проверку наличия скан-копий документов в зависимости от параметров матрицы согласования.


В результате в системе появляется согласованный контрагент в качестве поставщика или заказчика, в параметрах которого определены типы договоров и закупок в которых может участвовать поставщик, индивидуальные условия и другие параметры.

Процесс согласования контрагента.

Матрица параметров согласования контрагента

Матрица согласования может содержать неограниченное количество параметров различного типа. Эти параметры могут заполняться сотрудниками различных подразделений. 
В то же время, в системе могут быть настроены интеллектуальные правила, на основе которых будут согласованы индивидуальные условия для каждого контрагента. 
Такой подход в автоматизации позволяет существенно снизить злоупотребления полномочиями и повысить прозрачность процедур закупок, автоматически определять возможность заключения рамочных и типовых договоров. 

Пример настройки параметров для согласования поставщика.

Карточка процесса согласования поставщика.

В результате проведения процедур согласования поставщиков в системе образуется единая база поставщиков, которых можно включать в процессы закупок или заключать с ними рамочные и типовые договора в соответствии с настроенными бизнес правилами.

Процесс согласования контрагентов, автоматизируемый с помощью решений Flexbby позволяет:

  • снизить риски подписания контракта с неблагонадежным поставщиком,
  • увеличить прозрачность закупок,
  • обеспечить необходимый контроль и аудит,
  • ускорить процессы заключения договоров.


Процессы согласования закупок и проведение тендерных процедур

Решение Flexbby позволяет настроить любые правила проведения закупочных процедур. Пользователю достаточно выбрать только тип закупки, создать спецификацию, — и система сама запустит необходимый бизнес-процесс, вовлечёт все необходимые подразделения, подскажет, какие документы необходимо запросить у поставщика, добавит нужных согласователей в процесс и напечатает требуемые протокол, а также листы согласования.
Обеспечение таких прозрачных процедур закупок позволяет существенно облегчить внутренний и внешний аудит, обеспечить оптимальные условия закупок у поставщиков.

Карточка закупки.

Настройка процесса закупки.

Процессы планирования и контроля финансов

Важным моментом при автоматизации закупок в компании является согласование с утвержденными бюджетами. Для этого в системе предусмотрены различные инструменты. 
Процесс сравнения с выделенным бюджетом может происходить как в автоматическом, так и в ручном режиме. 
В данном случае все зависит от того, каким образом автоматизировано бюджетирование в вашей организации. 

Решение Flexbby One позволяет автоматически импортировать и использовать:

  • Справочники центров затрат (центров финансовой ответственности) из внушений учетной системы (например, SAP или 1С).
  • Справочники статей затрат;
  • Справочники владельцев центров затрат;
  • Бюджетные периоды;
  • Суммы выделенных бюджетов в разрезах статей затрат, центров затрат и периодов планирования.

При создании закупки инициатору останется только заполнить график платежей и выбрать один или несколько центров затрат. 

Далее система сама проверит наличие необходимого бюджета, добавит владельца бюджета в согласователей на основе бизнес-правил и зарезервирует требуемый бюджет в случае утверждения закупки. 

Второй способ интеграции – это ручной режим, когда в систему на основе бизнес правил добавляется финансовый контролер, и он уже проводит сверку выделенного бюджета, уже понесенных затрат с планируемыми затратами в рамках закупки. 

Если бюджета недостаточно, то в системе Flexbby One предусмотрена возможность создания заявки на изменение бюджета. 

В зависимости от настроенных бизнес правил система самостоятельно добавит необходимых согласователей и, при успешном прохождении процесса согласования, отправит необходимые изменения бюджетов в учетные системы.

Перед тем как отправить закупку на согласование, инициатору необходимо ввести график платежей по закупке. 

Данная информация позволяет контролировать бюджет в рамках центров затрат и обрабатывать события наступления платежа (например, инициировать заключения доп. соглашения или проконтролировать выставление счета, или осуществить контроль получения необходимой первичной финансовой документации). 

График платежей в закупках

После согласования и утверждения закупки система самостоятельно может запустить процесс согласования и заключения типового или нетипового договора. 

Решение Flexbby позволяет автоматизировать сквозной процесс работы с поставщиками – от поиска и ведения базы поставщиков, проведения закупочных и тендерных процедур до заключения договора и контроля исполнения контрактных обязательств. 

Выгоды и преимущества от автоматизации сквозного процесса закупок очевидны:

  • Эффективное управление трудовыми ресурсами. Зачем тратить много времени и сил на процессы закупок, которые несут в себе минимальные риски, когда их можно полностью автоматизировать?
  • Настройка неограниченного количества процессов закупок для различных случаев и возможность модифицировать их в процессе эксплуатации системы.
  • Проведение прозрачной процедуры сверки цен, запуск тендерных процедур и, при необходимости, контроль бюджета затрат.
  • Входящие и исходящие документы по закупкам, автоматически попадающие в систему или формирующиеся в ней и имеющие возможность отправки по требуемому маршруту согласования и подписания.
  • Сквозные процессы заключения рамочных и типовых (шаблонных) договоров, существенно ускоряющие бизнес по итогам проведения закупок.
  • Уникальность решения Flexbby, которое не является «коробочным», с жестко запрограммированной бизнес логикой и ограниченными возможностями по настроки, а использует новейший подход в автоматизации бизнес процессов, основанный на событиях, тем самым существенно упрощая и ускоряя весь процесс автоматизации.
  • Событие, являющееся единицей программы, которое происходит в рамках процесса, взаимодействия пользователя с системой или взаимодействия с другими системами.
  • Анализ событий, которые происходят и на основе настроенных бизнес правил формируют действия.
  • Использование событийного подхода в архитектуре приложения автоматизация процессов продаж, закупок, документооборота, которое происходит без привлечения дорогостоящих разработчиков силами рядовых бизнес аналитиками и консультантами.

В следующей статье мы рассмотрим более подробно следующие процессы:

  • Автоматизации заключения шаблонных и рамочных договоров;
  • Процессы архивного хранения;
  • Контроль исполнения договорных обязательств;
  • Согласование оплат;
  • Контроль предоставления первичной финансовой документации.